ERP-System für den elektronischen Handel: Wann brauchen Sie eines?

Unabhängig von der Größe Ihres E-Commerce-Unternehmens ist es immer eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe, dafür zu sorgen, dass jeden Tag alles reibungslos läuft. Deshalb greifen viele E-Commerce-Unternehmen auf ERP-Software (Enterprise Resource Planning) zurück, um ihre Abläufe zu rationalisieren.

Könnte ein ERP die Lösung sein, die Ihr Unternehmen braucht, um die Komplexität zu überwinden, die Arbeitsbelastung zu verringern und die für Ihren Erfolg entscheidenden Prozesse zu beschleunigen? Oder wäre es die Kosten für Ihr Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt nicht wert? 

Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob ein Warenwirtschaftssystem für Ihr E-Commerce-Unternehmen das Richtige ist, führt Sie dieser Artikel durch die Vor- und Nachteile der Implementierung eines ERP-Systems. Wir werden erklären: 

• Wie funktionieren ERP-Systeme im elektronischen Handel?
• 5 Hauptmerkmale von ERPs für E-Commerce-Marken
• Vorteile des Einsatzes eines ERP
• Nachteile der Verwendung eines ERP
• Welche Arten von E-Commerce-Unternehmen können von einem ERP-System profitieren?
• 3 Anzeichen dafür, dass Sie ein ERP-System einführen sollten
• 3 Anzeichen dafür, dass Sie wahrscheinlich kein ERP benötigen
• ERP-Alternative: Wie mittelständische Marken von einem Tool-Stack anstelle eines ERP profitieren können

Wie funktionieren ERP-Systeme im elektronischen Handel?

Jedes erfolgreiche E-Commerce-Unternehmen ist auf die Koordination zwischen vielen verschiedenen Personengruppen angewiesen, seien es die internen Abteilungen Ihres Unternehmens, Ihr Lieferkettennetz, Logistikpartner oder andere Dienstleister. ERPs sind Softwareanwendungen, die für die Verknüpfung aller Teile der Lieferkette, einschließlich Bestandsmanagement, Auftragsabwicklung und Versand, konzipiert sind.

Ein ERP bietet eine einzige digitale Plattform, die alle Abteilungen und Funktionen in Ihrem Unternehmen miteinander verbindet. Sie umfassen in der Regel zentralisierte Datenbanken, die es Ihren Mitarbeitern aus verschiedenen Teams ermöglichen, in Echtzeit auf Informationen zuzugreifen und diese gemeinsam zu nutzen. 

So ruft ein E-Commerce-ERP in der Regel Bestellinformationen direkt aus Ihrem Shopsystem ab und bietet Ihren Mitarbeitern aus dem Kundensupport, der Logistik oder dem Finanzwesen eine einfache Schnittstelle, über die sie bei Bedarf schnell den Bestellstatus abfragen können.

ERPs helfen auch dabei, Informationen durch automatisierte Arbeitsabläufe zu leiten. Wenn Ihr Reverse-Logistics-Team beispielsweise eine von einem Kunden zurückgegebene Bestellung erhält, kann Ihr ERP automatisch die Finanzabteilung benachrichtigen und den Erstattungsprozess einleiten.

5 Hauptmerkmale von ERP-Software für E-Commerce-Marken

Es gibt viele verschiedene ERPs auf dem Markt. Einige der am häufigsten verwendeten ERPs in der E-Commerce-Branche sind SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Oracle Netsuite, Infor und Odoo.

ERPs sind in der Regel modular aufgebaut, d. h. Sie können sie so anpassen, dass sie die Funktionen enthalten, die Ihr Unternehmen benötigt, und Funktionen weglassen, die Ihr Unternehmen nicht benötigt. Im Allgemeinen umfasst jedes E-Commerce-ERP die folgenden Schlüsselfunktionen:

1. Rechnungsstellung

Ihr ERP-System kann so konfiguriert werden, dass der Rechnungsstellungsprozess automatisiert wird. Das spart Zeit und eliminiert das Risiko, dass jemand versehentlich einen falschen Preis, Steuerbetrag oder Kundeninformationen eintippt. 

Die automatisierte Rechnungsstellung beschleunigt auch die Abläufe: Ihre Rechnungen werden immer pünktlich versandt, was bedeutet, dass Sie Ihren Cashflow besser kontrollieren können.

2. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

ERPs enthalten CRM-Funktionen, die Ihnen helfen, das Kundenerlebnis zu verbessern und das Wiederholungsgeschäft zu fördern. Das liegt daran, dass sie Ihre Kundendaten an einem einzigen Ort zentralisieren. So können Sie personalisierte Erfahrungen anbieten, Kundeninteraktionen verwalten und das Kundenverhalten (z. B. die Bestellhistorie) für gezielte Marketingkampagnen verfolgen.

3. Verwaltung der Bestände

ERPs geben Ihnen einen Echtzeit-Überblick über die Lagerbestände. Sie können auch genaue Bedarfsprognosen erstellen, was das Risiko von Fehlbeständen verringert und gleichzeitig die Lagerkosten minimiert. Dies trägt auch dazu bei, dass Sie Ihre Kunden ohne unnötige Verzögerungen beliefern können.

4. Versandetiketten

ERPs helfen bei der Rationalisierung Ihrer Logistik, indem sie automatisch Versandetiketten erstellen. Sie können Schnittstellen zu Spediteuren direkt in Ihr ERP-System integrieren, um Aufträge nahtlos zu verfolgen und Ihre Sendungen zu verwalten. So können Sie sicherstellen, dass die Kunden ihre Bestellungen so reibungslos wie möglich erhalten.

5. Informationen zur Herstellung

Wenn Ihr E-Commerce-Unternehmen auf die Herstellung oder Montage von Produkten spezialisiert ist, kann ein ERP-System die Verfolgung des Rohstoffbestands, die Verwaltung von Arbeitsaufträgen und die Überwachung von Produktionsplänen ermöglichen.

Vorteile von ERP für den elektronischen Handel

ERPs können für viele E-Commerce-Unternehmen einige starke Vorteile bieten. Einige der wichtigsten Vorteile der Verwendung eines E-Commerce-ERP-Systems sind:

Rationalisierte Abläufe: Da ERPs einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Teams ermöglichen, vermeiden Sie so genannte "Datensilos", in denen Teams nur Zugang zu ihren eigenen Informationen haben, aber keine Möglichkeit, diese mit anderen Teams zu teilen. Einige E-Commerce-Unternehmen, die ERPs einsetzen, sagen, dass sie auch von schnelleren Arbeitsabläufen, weniger menschlichen Fehlern und einer einfacheren Verwaltung profitieren.

Bessere Übersicht: Moderne ERP-Systeme führen die verschiedenen Datenströme aus dem gesamten Unternehmen zusammen, so dass Sie über Echtzeitinformationen verfügen. Dadurch können Sie auch Datenanalysen durchführen, um beispielsweise Trends zu erkennen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Lagerbestände effektiver zu verwalten.

Skalierbarkeit: Jeder E-Commerce-Händler möchte, dass sein Unternehmen wächst. Aber dieses Wachstum bringt noch mehr Komplexität in Ihre Abläufe. ERPs sind in der Regel eine skalierbare Lösung, d. h. sie sind so konzipiert, dass sie ein höheres Transaktionsvolumen, eine größere Produktpalette und zusätzliche Vertriebskanäle aufnehmen können, wenn Ihr Unternehmen weiter wächst.

Bessere Kundenerfahrung: ERPs verbessern auch die Kundenbeziehungen, da sie es Ihnen ermöglichen, die Kundenkommunikation zu personalisieren, die Auftragsabwicklung zu verwalten und einen besseren Kundenservice zu bieten.

Nachteile der Verwendung eines ERP für den elektronischen Handel

ERPs bieten zwar einige nützliche Vorteile, Sie sollten sich aber auch der Nachteile bewusst sein, da sie nicht für jedes E-Commerce-Unternehmen geeignet sind. Dazu gehören:

Hohe Kosten: Die Implementierung eines ERP-Systems ist mit erheblichen Vorlaufkosten verbunden, einschließlich Softwarelizenzen, Hardware-Infrastruktur und Implementierungsgebühren. Bei der Betrachtung der Gesamtkosten für ein ERP-System sollten Sie auch die laufenden Wartungskosten berücksichtigen.

Komplexität: ERPs sind komplexe Systeme, die eine sorgfältige Planung, Konfiguration und Anpassung an die spezifischen Anforderungen Ihres E-Commerce-Unternehmens erfordern. Unternehmen müssen oft IT-Berater an Bord holen, um ihr ERP zum Laufen zu bringen, was zu hohen Beratungskosten führen kann.

Unternehmensweite Implementierung: ERPs sind am effektivsten, wenn sie in der gesamten Organisation eingeführt werden. Dies kann für große Unternehmen mit mehreren Standorten oder Tochtergesellschaften eine Herausforderung darstellen. 

Die Sicherstellung einheitlicher Daten und Prozesse im gesamten Unternehmen erfordert eine sorgfältige Koordination und Änderungsverwaltung, was auch die Hinzuziehung externer Berater bedeuten kann.

Welche Arten von E-Commerce-Unternehmen können von einem ERP-System profitieren?

ERPs können jedem E-Commerce-Einzelhandelsunternehmen zugute kommen, aber sie sind besonders vorteilhaft für:

Große Unternehmensmarken

Große Marken, die ihr eigenes Fulfillment abwickeln und über komplexe Liefernetzwerke verfügen, arbeiten fast immer mit einem ERP-System. Dies ermöglicht ihnen, die Komplexität zu überwinden, indem sie einen reibungslosen Produkt- und Informationsfluss schaffen.

E-Commerce-Marken, die ihre Arbeitsabläufe rationalisieren müssen

Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Vertriebskanäle wie Online-Marktplätze, Ladengeschäfte und Großhandel verkauft, werden Sie wahrscheinlich von einem ERP-System profitieren, das Ihren Teams eine zentrale Informationsquelle, einen klaren Überblick über alle Vorgänge und eine effiziente Möglichkeit zum Informationsaustausch bietet.

3 Anzeichen dafür, dass Sie ein ERP einführen sollten: Wann Sie eine E-Commerce-ERP-Lösung einführen sollten

Wenn Ihnen eine der folgenden Situationen bekannt vorkommt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie von der Zusammenarbeit mit einem ERP-System profitieren können.

1. Getrennte Abteilungen

Wenn die verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen derzeit jeweils eigene Systeme und Software verwenden, kann ein ERP-System die Lücken schließen und eine bessere Zusammenarbeit fördern.

2. Langsame, manuelle Prozesse

Wenn Ihre Teams jeden Tag Stunden damit verbringen, Informationen wie Kundeninformationen, Packlisten oder Versandetiketten von Hand abzutippen, könnte der Umstieg auf ein ERP-System die Dinge beschleunigen. 

Anstatt Daten manuell eingeben zu müssen, was zu Fehlern, Verzögerungen und Ineffizienz führt, automatisiert ein ERP den Datenfluss, so dass Ihre Teams schneller und effizienter arbeiten können.

3. Unklarheit: 

Wenn Sie keinen Echtzeit-Überblick über Lagerbestände, Verkaufsdaten und Finanzdaten haben, bietet Ihnen ein ERP-System eine übersichtliche Plattform zur Überwachung und Analyse dieser wichtigen Daten aus einer Hand.

3 Anzeichen dafür, dass Ihre Marke wahrscheinlich kein ERP-System benötigt

Gleichzeitig können Sie gute Gründe haben, nicht sofort auf ein ERP umzusteigen. Hier sind einige Faktoren, die ein ERP für Sie weniger vorteilhaft machen könnten:

1. Ausgelagerte Auftragsabwicklung

Wenn Ihr Unternehmen mit externen Logistikdienstleistern (3PL) zusammenarbeitet, benötigen Sie möglicherweise kein eigenes ERP-System. Viele 3PL-Anbieter bieten Ihnen die Möglichkeit, ihre Software in Ihr Shopsystem zu integrieren, wodurch Sie Ihre Logistik überwachen können.

2. Mangelnde Komplexität der Herstellung

Wenn Ihr Unternehmen nicht in der Fertigung oder in komplexen Arbeitsabläufen tätig ist, sind Sie mit eigenständigen Tools für Dinge wie Bestandsverwaltung, Analysen und Rechnungsstellung vielleicht genauso gut bedient.

3. Kostensensibilität

Es ist wichtig, die finanzielle Belastung durch die Einführung eines ERP-Systems abzuwägen. Wenn Ihr Unternehmen nur über ein begrenztes Budget verfügt und relativ einfache Abläufe hat, ist die Investition in ein ERP möglicherweise nicht die kostengünstigste Option. 

Dies gilt insbesondere für mittelständische Unternehmen. Für diese Unternehmen kann die Entscheidung für einen Tool-Stack, der aus spezifischen Softwarelösungen besteht, alle benötigten Funktionen bieten, allerdings zu geringeren Kosten.

ERP-Alternative: Wie mittelständische Marken von einem Tool-Stack anstelle eines ERP profitieren können

Wenn Sie ein mittelgroßes E-Commerce-Unternehmen betreiben und Ihre Arbeitsabläufe mit einem knappen Budget rationalisieren wollen, dann ist ein Tool-Stack-Ansatz oft die beste Option. 

Ein Tool-Stack bedeutet einfach, dass Sie mehrere spezialisierte Softwarelösungen installieren und integrieren, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Dies ist eine kostengünstigere und flexiblere Alternative zum Kauf eines ERP-Systems, das möglicherweise Funktionen enthält, die Sie nicht benötigen.

Achten Sie bei der Entwicklung Ihres Toolstacks darauf, dass Sie diese Schlüsselfunktionen einbeziehen, damit Sie eine ähnliche Funktionalität wie ein vollwertiges ERP erhalten:

3PL-Partner

Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Logistikdienstleister in Betracht, der Tools für die Bestandsverwaltung und den Etikettendruck anbietet. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Logistik, ohne dass Sie ein ERP benötigen.

Analyse-Tools

Es ist eine gute Idee, in fortschrittliche Analysetools zu investieren. Diese Tools geben Ihnen wichtige Einblicke in Ihr Geschäft, einschließlich Verkaufsdaten, Kundenverhalten und Bestandsleistung.

Werkzeug für die Rechnungsstellung

Sie sollten auch ein Tool einbeziehen, das automatisch Rechnungen ausstellt und nachverfolgt. Dies ist für mittelgroße E-Commerce-Marken unerlässlich, die oft mit Cashflow-Problemen zu kämpfen haben, insbesondere in Zeiten starken Wachstums. Ein Fakturierungstool verschafft Ihnen Transparenz über Ihre Finanzen, was auch zur Einhaltung der Umsatzsteuergesetze beiträgt.

Welcher Ansatz ist der richtige für Sie?

Die Einführung eines ERP-Systems bietet für einige E-Commerce-Marken viele Vorteile. Es ist jedoch wichtig, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sorgfältig abzuwägen, bevor Sie entscheiden, welche Option für Sie die beste ist. 

Wenn Sie ein mittelgroßes Unternehmen betreiben, kann der Tool-Stack-Ansatz sinnvoller sein. Er kann Ihnen alle Funktionen bieten, die Sie wirklich brauchen, ohne den hohen Preis eines ERP-Systems. Denken Sie nur daran, dass die beste Wahl immer diejenige ist, die mit den Zielen Ihres Unternehmens und den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und Kunden übereinstimmt.