Eine Kurzanleitung zu den Zollformularen: CN22, CN23 und andere wichtige Dokumente

Als E-Commerce-Händler ist der internationale Versand ein wichtiger Faktor für das Wachstum Ihres Unternehmens. Aber zu verstehen, welche Zollvorschriften für Sie gelten, kann eine Herausforderung sein. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Sendungen den einschlägigen Zollvorschriften entsprechen? Und wann und wie verwenden Sie wichtige Zolldokumente wie die Formulare CN22 und CN23?

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Zolldokumente vor, die Sie für den Versand Ihrer Waren über internationale Grenzen benötigen. Dieser Blog ist nicht als Rechtsberatung zu verstehen, sondern vielmehr als Leitfaden, der Sie bei internationalen Sendungen unterstützt.

Hier sind die Themen, die wir behandeln werden:

• Wann sind Zollanmeldungen zu verwenden?
• Welche Zollformulare sind zu verwenden?
• Zollvorschriften der Europäischen Union und Brexit
• Ein tiefer Einblick in die wichtigsten Zollformulare: CN22 und CN23
• Eine schrittweise Anleitung zum Ausfüllen der Formulare CN22 und CN23
• Wie kann ich den Prozess vereinfachen? Zusammenarbeit mit einem 3PL-Partner

Wann muss ich ein Zollanmeldungsformular verwenden?

Wenn Sie Waren über internationale Grenzen versenden, die nicht unter ein Zollfreihandelsabkommen fallen, müssen Sie ein Zollformular (manchmal auch "Zollerklärung" oder "Zolldokument" genannt) verwenden. Die gebräuchlichsten davon sind die Dokumente CN22 und CN23.

Das bedeutet, dass Sie für den Versand von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen keine Zollformulare verwenden müssen (da die EU-Mitgliedstaaten ein Abkommen über den zollfreien Handel geschlossen haben). Es gibt jedoch einige Ausnahmen und Sie benötigen eine Zollanmeldung, wenn:

• Versand in eine überseeische Region eines EU-Landes, die zwar zur EU, aber nicht zur Zollunion gehört, z. B. Ceuta und Melilla.
• Versand in überseeische Regionen von EU-Ländern, die Teil der EU und der Zollunion sind, aber andere Mehrwertsteueranforderungen haben, z. B. die Kanarischen Inseln und die französischen Überseegebiete.

Wenn Sie ein Paket aus einem EU-Staat in einen Nicht-EU-Staat außerhalb der Zollunion versenden möchten, müssen Sie Ihrem Paket Zollformulare beifügen. Das Gleiche gilt, wenn Sie ein Paket aus einem Nicht-EU-Land an eine Adresse innerhalb der EU versenden.

Kurz gesagt, Sie müssen Zolldokumente verwenden, wenn:

Diese Vorschriften gelten für alle gewerblichen Sendungen (z. B. Lieferungen im elektronischen Handel) und sogar für persönliche Sendungen (z. B. Geschenke zwischen Privatpersonen).

Welchen Zweck erfüllen die Zolldokumente?

Zollformulare helfen den nationalen Regierungen, den Überblick darüber zu behalten, welche Waren in ihr Land gelangen. Diese Informationen werden aus vielen Gründen verwendet, unter anderem:

• Überwachung des Handelsvolumens zwischen zwei Ländern
• Aufspüren von Gefahrstoffen oder Gegenständen, die eine Gefahr für die öffentliche Gesundheit darstellen
• Sicherstellung einer korrekten Besteuerung

Wie wirkt sich der Brexit auf die Zollpapiere aus?

Seit dem 1. Januar 2021 müssen allen Paketen, die zwischen dem Vereinigten Königreich und einem Mitgliedstaat der Europäischen Union versandt werden, Zollpapiere beigefügt werden.

Eine Ausnahme gilt für Waren, die zwischen Nordirland und der EU versandt werden. Für den Versand zwischen Nordirland und dem Rest des Vereinigten Königreichs können jedoch Zollerklärungen erforderlich sein. Weitere Informationen über den Brexit und den Zoll finden Sie hier.

Was ist, wenn ich nicht das richtige Zollformular beigefügt habe?

Da es sich um eine gesetzliche Vorschrift handelt, ist es wichtig, immer die richtigen Zollformulare zu verwenden. Wenn Sie ein vorgeschriebenes Zollformular nicht vorlegen oder das richtige Formular verwenden, aber falsche oder inkorrekte Daten angeben, kann dies folgende Konsequenzen haben:

• Ihre Sendung kann sich aufgrund einer Zollkontrolle verzögern
• Der Inhalt Ihres Pakets kann von den Zollbehörden beschlagnahmt oder zerstört werden.
• Die Sendung kann auf Ihre Kosten an Sie zurückgeschickt werden.
• Sie können mit einer Geldstrafe oder, je nach Schwere des Verstoßes, strafrechtlich verfolgt werden.

Kurz gesagt, die nicht korrekte Verwendung der Zollformulare ist das Risiko nicht wert. Als Verkäufer sind Sie dafür verantwortlich, dass die Formulare korrekt verwendet werden. Das bedeutet, dass Sie im Falle von Fehlern oder Auslassungen auch rechtlich haften.

Welche Zollformulare und -dokumente muss ich verwenden?

Es gibt viele verschiedene Zollformulare und -dokumente, die Sie verwenden können. Welche Dokumente Sie verwenden sollten, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:

• Der Wert der zu versendenden Artikel
• Die Art der Artikel, die Sie versenden
• Das Transportunternehmen und der Lieferdienst, den Sie nutzen
• Das Land, in das Sie versenden

Hier finden Sie die gebräuchlichsten Zollformulare und -dokumente für den internationalen Versand von E-Commerce-Händlern:

Formulare CN22 und CN23

Die Formulare CN22 und CN23 sind die am häufigsten verwendeten Zolldokumente im internationalen Versand. Es handelt sich um ein Standardformular, das vom Weltpostverein (UPU), einem weltweiten Zusammenschluss von Postdienstleistern, entwickelt wurde.

Sie müssen immer eines dieser Formulare verwenden, wenn Sie Pakete mit einem nationalen Postdienst (wie Royal Mail im Vereinigten Königreich oder Deutsche Post in Deutschland) ins Ausland versenden.

Es wird auch empfohlen, ein CN22- oder CN23-Formular zu verwenden, wenn Sie mit privaten Transportunternehmen (wie DHL, UPS, FedEx oder DPD) versenden. Aufgrund ihres standardisierten Formats werden sie von den Zollbehörden auf der ganzen Welt anerkannt. Das bedeutet, dass sie effizienter bearbeitet werden können als nicht standardisierte Zolldokumente.

In den Abschnitten über die Formulare CN22 und CN23 weiter unten finden Sie eine ausführliche Erläuterung dieser wichtigen Formulare.

Andere gängige Zollformulare

Je nachdem, in welches Land Sie versenden, müssen Sie unter Umständen auch andere Formulare verwenden:

Tiefes Eintauchen: CN22 und CN23 Formulare

Für die meisten Einzelhändler sind die Formulare CN22 und CN23 die wichtigsten Zolldokumente, die Sie verwenden werden.

In den folgenden Abschnitten wird dies erläutert:

• Der Unterschied zwischen diesen Formen und wann sie zu verwenden sind
• Wie man sie ausfüllt

Wo kann ich ein CN22- oder CN23-Formular erhalten?

Diese Formulare können Sie auf der Website des nationalen Postdienstes in Ihrem Land herunterladen. Wenn Sie einen privaten Kurierdienst beauftragen, besuchen Sie dessen Online-Formularbibliothek oder fordern Sie die Formulare bei dessen Kundendienst an.

Wer muss ein CN22- oder CN23-Formular ausfüllen?

Der Versender. Wenn Sie ein Paket ins Ausland schicken, liegt es in Ihrer Verantwortung - und in Ihrer gesetzlichen Haftung - ein korrektes CN22- oder CN23-Formular beizulegen.

Was mache ich mit dem ausgefüllten Formular CN22 oder CN23?

Das ausgefüllte Formular muss zusammen mit dem Paket bei der Post abgegeben werden.

Sie kann in durchsichtiger Plastikfolie auf dem Paket angebracht werden, so dass sie für die Zollbehörden im Bestimmungsland sichtbar ist.

Wie fülle ich ein Zollanmeldungsformular CN22 aus?

Der Vordruck CN22 enthält weniger Angaben als der Vordruck CN23, so dass er leichter auszufüllen ist. Es kann als Aufkleber ausgedruckt und neben der Versandadresse auf dem Paket angebracht werden.

So sieht das CN22-Formular aus:

Wenn Sie ein kleines Paket aus dem Vereinigten Königreich ins Ausland versenden, müssen Sie dieses Formular ausfüllen.

• Füllen Sie das Formular vollständig aus und schreiben Sie es gut leserlich in Großbuchstaben.
• Geben Sie in den ersten beiden Abschnitten den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens an.
• Als Einzelhändler, der eine Bestellung an einen Kunden versendet, wählen Sie im dritten Abschnitt des Formulars " Verkauf von Waren ".
• Geben Sie eine Beschreibung des Inhalts ein. Wenn Sie zum Beispiel ein bedrucktes Herren-T-Shirt versenden, sollten Sie das Material angeben: "Herren-Baumwollhemd". Geben Sie auch die Menge, das Gewicht und den Verkaufswert an.
• Beachten Sie, dass Sie die HS-Codes nicht eingeben müssen, wenn Sie sie nicht kennen. Sie werden diese Codes jedoch auf Ihrer Handelsrechnung angegeben haben. Das bedeutet, dass Sie sie kennen und sie daher auch auf dem CN22-Formular angeben sollten.
• Geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens an, wenn Sie im Vereinigten Königreich oder in der EU mehrwertsteuerpflichtig sind.
• Unterschreiben und datieren Sie das Formular.
• Geben Sie das ausgefüllte Formular zusammen mit dem Paket bei Ihrem Postdienstleister ab.

Wie fülle ich ein Zollanmeldungsformular CN23 aus?

So sieht das CN23-Formular aus:

Wie Sie sehen können, ist das CN23-Formular ausführlicher. Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Ausfüllen des Formulars.

1. Geben Sie die Adressdaten Ihres Unternehmens und des Kunden/Empfängers ein.
2. Geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden (falls vorhanden) und seine Telefonnummer ein.
3. Geben Sie zu jedem Artikel eine ausführliche Beschreibung. Wenn Sie Artikel wie Kosmetika versenden, ist es nicht notwendig, die gesamte Liste der Inhaltsstoffe anzugeben. Geben Sie genügend Informationen an, um zu verdeutlichen, worum es sich bei den Artikeln handelt, zum Beispiel: "alkoholfreie Gesichtscreme".
4. Geben Sie die Menge, das Gewicht und den Wert der einzelnen Artikel an. Diese Angaben sind obligatorisch und müssen korrekt sein.
5. Geben Sie für jede Position den HS-Code und das Ursprungsland an.
6. Geben Sie den Betrag ein, den Sie für das Porto dieses Pakets bezahlt haben.
7. Wählen Sie als Kategorie "Sonstige" und geben Sie "Verkauf von Waren" ein.
8. Geben Sie den Ort des Postamtes und das Datum der Einlieferung an.
9. Geben Sie alle Bemerkungen ein, die für die von Ihnen zu versendenden Produkte relevant sein könnten (z. B. ob sie bei der Ankunft unter Quarantäne gestellt werden müssen). Wenn Sie sich nicht sicher sind, besuchen Sie die Website der Zollbehörde des Landes, in das Sie versenden, oder wenden Sie sich an einen Zollmakler.
10. Wenn für Ihre Artikel besondere Lizenzen oder Zertifizierungen erforderlich sind, geben Sie die entsprechenden Nummern an.
11. Geben Sie die Rechnungsnummer für die Bestellung des Kunden ein.
12. Unterschreiben und datieren Sie das Formular CN23.
13. Geben Sie das ausgefüllte Formular zusammen mit dem Paket bei Ihrem Postdienstleister ab.

Wie kann ich das Zollverfahren vereinfachen? Zusammenarbeit mit einem 3PL-Partner

Wie Sie sehen können, erfordern Zollformulare wie das CN23 viele Details. Es ist zeitaufwändig, jedes Mal Zolldokumente auszufüllen, wenn Ihr Unternehmen international versendet. Dennoch sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es wichtig sein, international zu expandieren und Ihren Kundenstamm zu erweitern, und diese Formulare einzeln auszufüllen ist keine skalierbare Lösung.

Sich selbst um die Zolldokumente zu kümmern, ist jedoch nicht nur zeitaufwändig. Es ist auch riskant. Schon ein kleiner Fehler oder eine Auslassung in einem Zollformular kann dazu führen, dass Ihr Paket verspätet oder als unzustellbar zurückgeschickt wird. Und im schlimmsten Fall kann dies sogar zu einer Geldstrafe oder anderen Sanktionen für Ihr Unternehmen führen.

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• Sie erhalten eine Bestellung von einem internationalen Kunden.
• Die Bestellung wird automatisch an unsere internationale Packstation geschickt.
• Wir kümmern uns um die gesamte Zollanmeldung.
• Wir übernehmen die Verantwortung dafür, dass Ihre Zolldokumente korrekt ausgefüllt und eingereicht werden.
• Sie müssen sich nie wieder um die Bearbeitung von Zollformularen kümmern und können sich stattdessen auf Ihr Geschäft konzentrieren.

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