Système ERP pour le commerce électronique : quand en avez-vous besoin ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise de commerce électronique, veiller à ce que tout se passe bien chaque jour est toujours une tâche complexe et fastidieuse. C'est pourquoi de nombreuses entreprises de commerce électronique se tournent vers un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP) pour rationaliser leurs opérations.

Un PGI pourrait-il être la solution dont votre entreprise a besoin pour surmonter la complexité, alléger la charge de travail et accélérer les processus essentiels à votre réussite ? Ou bien le coût n'en vaut-il pas la peine pour votre entreprise à ce stade ? 

Pour vous aider à décider si un système de planification des ressources de l'entreprise convient à votre entreprise de commerce électronique, cet article vous présente les tenants et les aboutissants de la mise en œuvre d'un système de planification des ressources de l'entreprise. Nous vous expliquons : 

• Comment les systèmes ERP fonctionnent-ils dans le commerce électronique ?
• 5 caractéristiques clés des ERP pour les marques de commerce électronique
• Avantages de l'utilisation d'un ERP
• Inconvénients de l'utilisation d'un ERP
• Quels types d'entreprises de commerce électronique peuvent bénéficier d'un système ERP ?
• 3 signes indiquant que vous devriez mettre en place un ERP
• 3 signes indiquant que vous n'avez probablement pas besoin d'utiliser un ERP
• Alternative à l'ERP : comment les marques de taille moyenne peuvent tirer profit d'une pile d'outils plutôt que d'un ERP

Comment les systèmes ERP fonctionnent-ils dans le commerce électronique ?

La réussite d'une entreprise de commerce électronique repose sur la coordination entre de nombreux groupes de personnes, qu'il s'agisse des services internes de votre entreprise, de votre réseau de chaîne d'approvisionnement, de vos partenaires logistiques ou d'autres prestataires de services. Les ERP sont des applications logicielles conçues pour relier toutes les parties de la chaîne d'approvisionnement, y compris la gestion des stocks, le traitement des commandes et l'expédition.

Un ERP fournit une plateforme numérique unique qui relie tous les départements et toutes les fonctions de votre entreprise. Il comprend généralement des bases de données centralisées qui permettent aux employés des différentes équipes d'accéder aux informations et de les partager en temps réel. 

Par exemple, un ERP pour le commerce électronique récupère généralement les informations relatives aux commandes directement à partir de votre système de boutique et offre à vos employés du service clientèle, de la logistique ou de la finance une interface simple leur permettant de vérifier rapidement l'état des commandes en cas de besoin.

Les ERP aident également les informations à passer par des flux de travail automatisés. Par exemple, lorsque votre équipe de logistique inverse reçoit une commande retournée par un client, votre ERP peut automatiquement en informer le service financier et déclencher le processus de remboursement.

5 caractéristiques clés des logiciels ERP pour les marques de commerce électronique

Il existe de nombreux ERP différents sur le marché. Parmi les ERP les plus utilisés dans le secteur du commerce électronique, on trouve SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Oracle Netsuite, Infor et Odoo.

Les ERP ont généralement une structure modulaire, ce qui signifie que vous pouvez les adapter pour y inclure les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin et supprimer celles dont elle n'a pas besoin. En général, tout ERP pour le commerce électronique comprendra des fonctionnalités clés telles que les suivantes :

1. La facturation

Votre ERP peut être configuré pour automatiser votre processus de facturation. Cela permet de gagner du temps et d'éliminer le risque que quelqu'un tape accidentellement un prix, un montant de taxe ou des informations sur le client erronés. 

La facturation automatisée permet également d'accélérer les choses : vos factures sont toujours envoyées à temps, ce qui vous permet de mieux contrôler votre flux de trésorerie.

2. Gestion de la relation client (CRM)

Les ERP intègrent des fonctions de CRM qui vous aident à améliorer l'expérience de vos clients et à les fidéliser. En effet, elles centralisent les données de vos clients en un seul endroit, ce qui vous permet d'offrir des expériences personnalisées, de gérer les interactions avec les clients et de suivre leur comportement (comme l'historique des commandes) pour des campagnes de marketing ciblées.

3. Gestion des stocks

Les ERP vous donnent une visibilité en temps réel des niveaux de stocks. Ils peuvent également fournir des prévisions précises de la demande, ce qui réduit le risque de rupture de stock tout en minimisant les coûts de possession. Cela vous permet également de vous assurer que vous livrez vos clients sans retards inutiles.

4. Étiquettes d'expédition

Les ERP contribuent à rationaliser votre logistique en générant automatiquement des étiquettes d'expédition. Vous pouvez intégrer les interfaces des transporteurs directement dans votre ERP afin de suivre les commandes et de gérer les expéditions de manière transparente. Vous pouvez ainsi vous assurer que les clients reçoivent leurs commandes le plus facilement possible.

5. Informations sur la fabrication

Si votre entreprise de commerce électronique est spécialisée dans la fabrication ou l'assemblage de produits, un PGI peut vous permettre de suivre les stocks de matières premières, de gérer les ordres de travail et de contrôler les calendriers de production.

Avantages de l'ERP pour le commerce électronique

Les ERP peuvent offrir des avantages considérables à de nombreuses entreprises de commerce électronique. Voici quelques-uns des principaux avantages de l'utilisation d'un système ERP pour le commerce électronique :

Des opérations rationalisées : Comme les ERP permettent une circulation fluide de l'information entre les équipes, vous évitez les "silos de données" dans lesquels les équipes n'ont accès qu'à leurs propres informations, sans possibilité de les partager avec d'autres équipes. Certaines entreprises de commerce électronique qui utilisent des ERP affirment qu'elles bénéficient également de flux de travail plus rapides, d'une réduction des erreurs humaines et d'une administration plus facile.

Un meilleur contrôle : Les ERP modernes rassemblent tous les flux de données provenant de l'ensemble de votre organisation, ce qui vous permet de disposer d'informations en temps réel. Cela vous permet également d'effectuer des analyses de données, afin de repérer les tendances, de prendre des décisions fondées sur des données et de gérer les niveaux de stock plus efficacement, par exemple.

Évolutivité: Tous les détaillants en ligne souhaitent que leur entreprise se développe. Mais cette croissance rend vos opérations encore plus complexes. Les ERP sont généralement des solutions évolutives, ce qui signifie qu'ils sont conçus pour s'adapter à l'augmentation des volumes de transactions, à l'élargissement des gammes de produits et à l'ajout de canaux de vente au fur et à mesure de l'expansion de votre entreprise.

Une meilleure expérience client : Les ERP améliorent également les relations avec les clients, car ils permettent de personnaliser les communications avec eux, de gérer l'exécution des commandes et d'offrir un meilleur service à la clientèle.

Inconvénients de l'utilisation d'un ERP pour le commerce électronique

Si les ERP offrent des avantages utiles, vous devez également être conscient de leurs inconvénients, car ils ne conviennent pas à toutes les entreprises de commerce électronique. Ces inconvénients sont les suivants

Coût élevé : la mise en œuvre d'un système ERP implique des coûts initiaux importants, notamment pour les licences logicielles, l'infrastructure matérielle et les frais de mise en œuvre. N'oubliez pas d'inclure les coûts de maintenance dans le coût total de possession d'un système ERP.

Complexité: Les ERP sont des systèmes complexes qui nécessitent une planification, une configuration et une personnalisation minutieuses pour s'aligner sur les besoins spécifiques de votre entreprise de commerce électronique. Les entreprises doivent souvent faire appel à des consultants en informatique pour mettre en place leur ERP et le faire fonctionner, ce qui peut entraîner des frais de conseil élevés.

Mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise : Les ERP sont plus efficaces lorsqu'ils sont mis en œuvre dans l'ensemble de l'organisation. Cela peut s'avérer difficile pour les grandes entreprises disposant de plusieurs sites ou filiales. 

Garantir la cohérence des données et des processus dans l'ensemble de l'organisation nécessite une coordination minutieuse et une gestion du changement, ce qui peut également impliquer de faire appel à des consultants externes.

Quels types d'entreprises de commerce électronique peuvent bénéficier d'un système ERP ?

Les ERP peuvent être utiles à toute entreprise de commerce électronique de détail, mais ils sont particulièrement avantageux pour.. :

Grandes entreprises

Les grandes marques qui gèrent leurs propres commandes et disposent de réseaux d'approvisionnement complexes travaillent presque toujours avec un système ERP. Cela leur permet de surmonter la complexité en créant un flux fluide de produits et d'informations.

Les marques de commerce électronique qui ont besoin de rationaliser leurs flux de travail

Si votre entreprise vend par l'intermédiaire de plusieurs canaux de vente, tels que des places de marché en ligne, des magasins en dur et des opérations de vente en gros, vous aurez probablement intérêt à disposer d'un ERP, qui offre à vos équipes une source d'information centralisée, une vue d'ensemble claire de toutes vos opérations et un moyen efficace de partager l'information.

3 signes de la nécessité de mettre en place un ERP : quand mettre en place une solution ERP pour le commerce électronique ?

Si l'une des situations ci-dessous vous semble familière, il y a de fortes chances que vous puissiez tirer profit d'une collaboration avec un ERP.

1. Départements déconnectés

Si les différents services de votre entreprise utilisent actuellement leurs propres systèmes et logiciels, un ERP comblera les lacunes et favorisera une meilleure collaboration.

2. Processus lents et manuels

Si vos équipes passent des heures chaque jour à taper des informations à la main, telles que des informations sur les clients, des listes de colisage ou des étiquettes d'expédition, le passage à un ERP permettrait d'accélérer les choses. 

Au lieu de devoir saisir manuellement les données, ce qui entraîne des erreurs, des retards et un manque d'efficacité, un ERP automatise le flux de données, de sorte que vos équipes puissent travailler plus rapidement et plus efficacement.

3. Manque de clarté : 

Si vous ne disposez pas d'une vue d'ensemble en temps réel des niveaux de stocks, des données relatives aux ventes et des données financières, un PGI vous permettra de disposer d'une plate-forme unique et claire pour le suivi et l'analyse de ces données importantes.

3 signes indiquant que votre marque n'a probablement pas besoin d'utiliser un système ERP

En même temps, vous pouvez avoir de bonnes raisons de ne pas passer immédiatement à un ERP. Voici quelques facteurs qui pourraient rendre un ERP moins avantageux pour vous :

1. Exécution externalisée

Si votre entreprise travaille avec des prestataires de services logistiques tiers (3PL), il se peut que vous n'ayez pas besoin de votre propre ERP. De nombreux fournisseurs 3PL vous permettent d'intégrer leur logiciel dans votre système de gestion des stocks, ce qui vous permet de contrôler votre logistique.

2. Manque de complexité de la fabrication

Si votre entreprise n'est pas impliquée dans la fabrication ou dans des flux de travail complexes, vous pouvez tout aussi bien utiliser des outils autonomes pour des tâches telles que la gestion des stocks, l'analyse et la facturation.

3. Sensibilité aux coûts

Il est important d'évaluer la charge financière que représente la mise en œuvre d'un PGI. Si votre entreprise dispose d'un budget limité et que ses activités sont relativement simples, l'investissement dans un PGI n'est peut-être pas l'option la plus rentable. 

C'est particulièrement vrai pour les entreprises de taille moyenne. Pour ces entreprises, opter pour une pile d'outils composée de solutions logicielles spécifiques peut vous apporter toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, mais à moindre coût.

Alternative à l'ERP : comment les marques de taille moyenne peuvent tirer profit d'une pile d'outils plutôt que d'un ERP

Si vous exploitez une entreprise de commerce électronique de taille moyenne et que vous souhaitez rationaliser vos flux de travail avec un budget serré, une approche basée sur une pile d'outils est souvent la meilleure option. 

Une pile d'outils signifie simplement que vous installez et intégrez plusieurs solutions logicielles spécialisées pour répondre à vos besoins spécifiques. Il s'agit d'une solution moins coûteuse et plus souple que l'achat d'un progiciel de gestion intégré, qui peut inclure des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin.

Lors de la conception de votre pile d'outils, veillez à inclure ces caractéristiques clés, afin d'obtenir des fonctionnalités similaires à celles d'un ERP complet :

Partenaire 3PL

Envisagez de vous associer à un prestataire logistique tiers fiable qui propose des outils de gestion des stocks et d'impression d'étiquettes. Vous aurez ainsi une vue d'ensemble de votre logistique, sans avoir besoin d'un ERP.

Outils d'analyse

Il est judicieux d'investir dans des outils d'analyse avancés. Ces outils vous donnent des informations commerciales clés, notamment sur les données de vente, le comportement des clients et les performances des stocks.

Outil de facturation

Vous voudrez également inclure un outil qui émet et suit automatiquement les factures. Cet outil est essentiel pour les marques de commerce électronique de taille moyenne, qui sont souvent confrontées à des problèmes de trésorerie, en particulier pendant les périodes de forte croissance. Un outil de facturation vous donne la transparence sur vos finances, ce qui vous aide également à vous conformer aux lois sur la taxe sur les ventes.

Quelle approche vous convient le mieux ?

La mise en œuvre d'un système ERP présente de nombreux avantages pour certaines marques de commerce électronique. Mais il est important de bien évaluer les besoins de votre entreprise avant de choisir l'option qui vous convient le mieux. 

Si vous exploitez une entreprise de taille moyenne, l'approche de la pile d'outils peut s'avérer plus judicieuse. Elle peut vous offrir toutes les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin, sans le prix élevé d'un ERP. N'oubliez pas que le meilleur choix est toujours celui qui correspond aux objectifs de votre entreprise et aux besoins de vos employés et de vos clients.