Medeoprichter en CTO Leo over extern inhuren, bedrijfscultuur en het managen van een hybride tech-team

Wat krijg je als je een snel groeiende Berlijnse startup kruist met tech-talent over de hele wereld? Nee, het is niet het begin van een vadergrap, hoewel je aan het einde van dit artikel een goede zult vinden.

Je krijgt een gedistribueerd team dat samenwerkt om het Hive-product te bouwen.

Hive bevordert een afstandsvriendelijke werkcultuur, wat betekent dat werknemers de mogelijkheid hebben om vanuit kantoor of vanuit huis te werken, zelfs in een ander land. Dit gaat echter niet zonder uitdagingen gepaard. We spraken met medeoprichter Leo von Kleist over zijn ervaring met het aannemen van en werken met collega's op afstand.

In deze blogpost leer je er alles over:

• Hoe Hive begon met werken op afstand
• Hoe de juiste culturele fit te vinden en een gezonde teamcultuur te behouden ondanks de afstand
• De uitdagingen van hybride werken

Leo, was het altijd al je plan om een technisch team op te bouwen dat op afstand bereikbaar was, of ben je hierin geëvolueerd?

Het was iets waar we in gegroeid zijn. Toen Hive werd gelanceerd, zaten onze eerste ingenieurs allemaal in Berlijn. Maar toen we het team wilden uitbreiden, realiseerden we ons al snel dat we ook buiten Berlijn moesten kijken om het beste talent te vinden.

We hebben nu 21 mensen in het technische team, van wie velen buiten Berlijn wonen.

Heb je een persoonlijke voorkeur voor kantoor, hybride of volledig op afstand? 

Ik geef er persoonlijk de voorkeur aan om op kantoor te zijn en mensen persoonlijk te ontmoeten. Ik zie mijn collega's graag, ga uit eten of organiseer teamevenementen. Ik denk dat de voorkeur voor op afstand of op kantoor sterk afhangt van de fase van het bedrijf, maar beide kunnen zeker werken.

Naar mijn mening is juist de hybride opzet geen ideale manier van werken binnen teams. Het verstoort de dynamiek wanneer een paar leden van het team individueel inbellen voor een vergadering en de andere leden samen in een vergaderruimte zitten. Om gelijkheid te garanderen, als we vergaderingen hebben tussen mensen die op kantoor zijn en mensen die op afstand zitten, bellen we allemaal apart in om dezelfde ervaring te krijgen.

Als je nieuwe teamleden wilt aannemen in een bestaand team op afstand, waar let je dan op in een sollicitatiegesprek?

We zoeken naar twee dingen: rolspecifieke vaardigheden en de juiste culturele fit.

Voor rolspecifieke vaardigheden proberen we nauw aan te sluiten bij de werkelijke dagelijkse activiteiten in een rol. We doen een technische screening, gevolgd door een coderingsuitdaging met functionaliteit die we hebben gebouwd voor de Hive App. Dit gebeurt via een videogesprek met een van onze ingenieurs, omdat we het live interactieve aspect super waardevol vinden. Het stelt ons in staat om te zien hoe iemand denkt in plaats van alleen wat het resultaat aan het einde is. 

Bijvoorbeeld: In een live gesprek kunnen we zien hoe iemand het vinden van een oplossing aanpakt. Zo kunnen we hun denkproces volgen, begrijpen hoe ze de benodigde informatie verzamelen, documentatie lezen, welke vragen ze stellen en of ze hun werk op een pragmatische manier structureren.

Je zei dat je ook kijkt naar de juiste culturele fit. Hoe beoordeelt u dat in sollicitatiegesprekken op afstand?

We besteden veel tijd aan het bespreken van onze bedrijfswaarden. Hier is het belangrijk om te zien of de kandidaat concrete voorbeelden uit zijn of haar werk kan geven van hoe hij of zij onze waarden naleeft. Daarnaast kun je veel afleiden uit het soort vragen dat de kandidaat stelt - als uit hun vragen blijkt dat ze om dezelfde dingen geven als wij, is dat een goed teken.

Wat is het voordeel van het op afstand inhuren van technische functies?

We hebben bij Hive veel sneller hoogopgeleide werknemers kunnen verwelkomen dan we hadden gekund als we ons tot Berlijn hadden beperkt. Logisch, want de pool is groter en er komen tegenwoordig meer mensen op de wereldmarkt. Dit maakt het op afstand inhuren erg belangrijk voor ons. Een ander positief effect hiervan is dat we een team hebben met een grote diversiteit aan achtergronden.

Wat zijn enkele uitdagingen bij werken op afstand en hoe zorgt Hive ervoor dat werken op afstand goed gaat?

We hebben veel async communicatie nodig. Twee dingen zijn hier belangrijk: het consistent doen en het goed doen. 

Met consequent zijn bedoel ik bijvoorbeeld dat je altijd noteert wat je van vergaderingen meeneemt, zodat er geen druk is om aan elke vergadering deel te nemen. 

Met het goed doen bedoel ik de kwaliteit van de communicatie. Dit komt met de praktijk en is sterk afhankelijk van elk individu in het team. Eén manier waarop we mensen proberen te helpen om beter te worden in communicatie is door middel van regelmatige feedback. We hebben elk kwartaal 360 feedback, waarbij communicatie een van de aspecten is die aan bod komen, en natuurlijk proberen we ook in het dagelijks leven een actieve feedbackcultuur te hanteren. 

Hier gaat het niet alleen om wat er wordt gezegd, maar ook om de stijl van communiceren. Met een mix van verschillende culturen in het team, waarbij sommigen heel direct zijn, sommigen een overvloed aan emoji's gebruiken en sommigen dat niet doen, is het cruciaal om een open ruimte voor discussie te hebben. 

We maken er een prioriteit van om alleen vergaderingen te hebben die echt nodig zijn en het is verplicht dat ze met een agenda komen. Qua werktijden zijn we flexibel binnen elk team. Zij bepalen zelf hoe ze hun dagen indelen en welke vergaderingen relevant zijn (met enkele uitzonderingen zoals de bedrijfsbrede Alle Handen-bijeenkomst, waar alle werkstromen bij aanwezig zijn).

Probeer je ook persoonlijke ontmoetingen mogelijk te maken voor leden op afstand?

Ja, ondanks het feit dat we op afstand inhuren, geloven we nog steeds in persoonlijke ontmoetingen en elkaar persoonlijk leren kennen. Daarom maken we waar mogelijk ook persoonlijke ontmoetingen mogelijk. We zijn bijvoorbeeld in juni naar Portugal geweest voor een werkbijeenkomst, wat een geweldige kans was om mensen persoonlijk te ontmoeten die ik eerder alleen via videogesprekken had gezien. 

Vooral in delen van het bedrijf die sterker verbonden zijn met operationeel werk (bijv. het bouwen van het Warehouse Management System), is het nuttig voor ingenieurs om een voet in het fulfillmentcentrum te zetten om de verschillende processen die we hebben en de complexiteit waarmee we bij fulfillment te maken hebben volledig te begrijpen. 

We proberen teamleden op afstand zoveel mogelijk in staat te stellen om het fulfilmentcentrum te bezoeken en moedigen hen aan om zoveel mogelijk context te delen met hun teamgenoten op afstand. Een van onze ingenieurs uit Letland is bijvoorbeeld onlangs op bezoek geweest en heeft een aantal dagen in het fulfilmentcentrum doorgebracht. De informatie die hij heeft geleerd zal hem en zijn teamgenoten ook helpen.

Hoe zorg je voor vertrouwen en productiviteit binnen teams als je geen zicht hebt op wat er daadwerkelijk wordt gedaan tijdens werktijd?

Een van de kernwaarden van ons bedrijf is vertrouwen in eigendom en dat leven we vanaf dag één uit. We geloven in het aannemen van geweldige mensen die hun taken volledig in eigen handen kunnen nemen. Op een persoonlijker niveau gebruiken we ook rituelen om vertrouwen en teambuilding te stimuleren. 

Elk team bij Hive heeft zijn eigen rituelen. Sommige teams hebben kleine rituelen voorafgaand aan de vergadering om mensen op afstand met elkaar in contact te brengen. Een van onze teams heeft de geweldige traditie om aan het begin van elke vergadering om de beurt een (vader)mop te vertellen, en een ander team heeft een korte ijsbreker aan het begin van hun sprint retros om mensen op te warmen. Het helpt om iedereen los te maken en vertrouwen op te bouwen op een meer persoonlijke manier. Ik vertel je de mijne aan het einde.

Wat productiviteit betreft, gaat het ons er niet om te micromanagen hoe mensen hun tijd gebruiken, maar om te kijken naar de impact die iemand heeft en die moet zichtbaar zijn, ongeacht waar iemand werkt. Hoe ze die impact leveren is aan hen - en dat vertrouwen en de verwachting dat mensen eigenaarschap nemen over hun werk leidt ook tot meer motivatie om dat te doen.

Hoe zorg je ervoor dat werknemers op afstand het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van de grotere bedrijfsdoelstellingen?

Het klinkt een beetje zakelijk, maar: OKR's (Objectives and Key Results) zijn voor ons heel effectief geweest. Door deze met het team te delen en te herhalen komt iedereen op één lijn en wordt benadrukt hoe het werk bijdraagt aan de grotere doelen. 

We zorgen er ook voor dat we met alle afdelingen communiceren en samenwerken. We delen liever met het hele bedrijf wat we doen dan dat we niet op de hoogte zijn, vooral met de groei die we hebben doorgemaakt.   

Hoe ziet u de toekomst van persoonlijk en extern werk? Denk je dat deze vorm van hybride werken een blijvertje is?

Ik verwacht dat we dezelfde opzet zullen houden die we nu hebben, met sommige teams volledig op afstand en sommige teams voornamelijk in Berlijn. We zijn van plan om op afstand te blijven inhuren en te experimenteren om de beste manier van werken voor iedereen te vinden.

Kortom, mijn ervaring is dat luisteren naar je team en itereren waar nodig de sleutel is tot succes in een werkomgeving - wat die ook is.

Oh, en mijn favoriete Hive-papa-grap? Mijn collega Aditi vertelde onlangs een geweldige:

Wat is Max' favoriete modeaccessoire (Supply Chain PM)?

De toeleveringsketen.