¿Qué es el pick and pack? Los fundamentos de la preparación de pedidos

El sistema de recogida y empaquetado es un método de almacenamiento que se utiliza para cumplir con éxito los pedidos. El proceso de pick and pack consta de cuatro pasos clave, y ofrece a los operadores logísticos un control total sobre la ejecución de los pedidos. El cumplimiento de pick and pack garantiza que los pedidos se cumplan correctamente, de forma rentable y en el menor tiempo posible. Las empresas de comercio electrónico pueden beneficiarse de una flexibilidad total con el método pick and pack.

Cumplimiento de pick and pack en el comercio electrónico

Los clientes de e-commerce esperan recibir sus pedidos más rápido que nunca, por lo que la velocidad de envío te da una ventaja competitiva. Los procesos de recogida y empaquetado son una necesidad porque permiten a las empresas de comercio electrónico satisfacer la creciente demanda de los clientes y, al mismo tiempo, hacer un seguimiento del inventario.

La gestión del inventario es, sin duda, la parte más crucial del proceso de pick and pack. Hay un arte y una ciencia en el éxito de los sistemas de recogida y embalaje, y eso incluye una buena gestión del inventario. La tecnología también es un aspecto clave. El software de picking y embalaje adecuado ayuda a las empresas de comercio electrónico a enviar los pedidos con la máxima rapidez y total precisión.

Trabajar con un proveedor 3PL te ayudará a gestionar tu inventario. Un servicio 3PL organizará las estanterías y el almacenamiento de tu inventario en su red de almacenes y centros de cumplimiento. Las empresas 3PL tendrán en cuenta el tamaño y el número de productos para garantizar que tu inventario sea fácilmente accesible para los recolectores y empaquetadores.  

Asociarse con un 3PL para gestionar los procesos de pick and pack es una alternativa mucho más eficiente en cuanto a tiempo y costes que intentar gestionarlo internamente. Los servicios 3PL ya cuentan con la infraestructura y las estrategias de almacén necesarias para satisfacer todas las necesidades de recogida y embalaje de tu empresa de comercio electrónico.

Descubra más sobre el significado de 3PL aquí.

¿Qué es la preparación de pedidos?

El proceso de recogida y embalaje es el proceso físico de recoger las existencias de las estanterías del almacén y empaquetarlas para satisfacer los pedidos de los clientes que se han recibido, normalmente a través de un sistema de gestión de pedidos (OMS).  

La mayoría de las empresas de comercio electrónico subcontratan sus necesidades de preparación de pedidos porque necesitan ayuda especializada para la preparación de pedidos, el procesamiento de los mismos, la gestión del inventario y el almacenamiento. Además, la externalización de las necesidades de picking y embalaje permite a las empresas de comercio electrónico escalar más rápidamente y con mayor flexibilidad.

¿En qué consiste el proceso de pick and pack?

El proceso de pick and pack consta de cuatro etapas clave:

1. Recepción de pedidos

La primera etapa del proceso de picking y embalaje consiste en recibir el inventario del productor o proveedor de un producto. Una vez que el inventario ha sido transportado a un almacén, se realizan las siguientes tareas:

• Una comprobación de los artículos para asegurar que se ha recibido el número correcto de productos y que coincide con los registros del almacén
• Comprobación de los daños o el deterioro
• Seguimiento de la ubicación y la cantidad añadiendo las SKU a un sistema de gestión de almacenes
• Asegurarse de que todos los artículos tienen etiquetas con códigos de barras o SKUs adjuntos

Utilizando un proveedor de 3PL, todas estas tareas estarían resueltas.  

Si utilizas un software, tus canales de venta de comercio electrónico deberían integrarse con los sistemas de almacén. Entonces, cuando un cliente haga un pedido, el software de un centro de cumplimiento generará automáticamente un número que muestre qué y dónde está el pedido.

2. Preparación de pedidos

Los preparadores y empaquetadores del almacén utilizan esta información para localizar los artículos y recogerlos de las estanterías. La recogida de pedidos y el almacenamiento de inventario son fundamentales para tu servicio de recogida y empaquetado, ya que determinarán la eficacia de tu proceso de cumplimiento de pedidos. Diferentes métodos de recogida funcionarán mejor para diferentes empresas de comercio electrónico en función del volumen de ventas.

3. Encargar el embalaje

Una vez que el pedido ha sido recogido y comprobado, pasa a una estación de empaquetado donde se empaqueta de forma segura, se sella y se etiqueta para su envío.

4. Pedir el envío 

Después de embalar un pedido, los pedidos son clasificados por los transportistas en el muelle de carga. A menudo se pesan los paquetes y se decide la mejor forma de transportarlos. A continuación, se preparan para su recogida, listos para la siguiente etapa de su viaje.

Durante el tránsito, los transportistas suelen mantener informados a los vendedores y clientes sobre el estado de un pedido, para que todos sepan cuándo se entregarán los artículos solicitados.

Métodos de pick and pack: las cuatro principales estrategias de recogida en el almacén

Hay cuatro métodos principales de recogida y empaquetado que las empresas de comercio electrónico pueden utilizar para garantizar el éxito en el cumplimiento de los pedidos. Tus métodos de picking y embalaje pueden cambiar a medida que creces y escalas tu empresa. La solución correcta de picking y embalaje puede ayudar a reducir los errores, recortar los costes y deleitar a tus clientes.

Los cuatro métodos de pick and pack son:

1. Recogida de piezas/discretas

El método de recogida y embalaje por piezas -a veces denominado recogida discreta- consiste en recoger y embalar un pedido cada vez. Básicamente, se toma el albarán de un pedido y se recogen los artículos de las estanterías del almacén. Una vez recogidos los artículos, se llevan a una estación de empaquetado, listos para ser embalados.

El método de picking y embalaje por piezas -a veces denominado picking discreto- implica el picking y embalaje de un pedido a la vez. Básicamente, se toma el albarán de un pedido y se recogen los artículos de las estanterías del almacén. Una vez recogidos los artículos, se llevan a una estación de empaquetado, listos para embalar. 

Algunos almacenes utilizan la tecnología de robots de recogida de piezas para hacer más eficiente su proceso de recogida y embalaje. Según Digital Journal, se espera que el mercado de robots de recogida de piezas alcance más de 430 millones de dólares en 2027.

2. Recogida de lotes

Si eres una empresa de comercio electrónico que recibe suficientes pedidos como para organizarlos en lotes, el picking por lotes podría ser ideal para tu negocio. El picking por lotes suele reservarse para recoger y embalar artículos que se encuentran en la misma ubicación del almacén. El objetivo del picking por lotes es dar a los preparadores y empaquetadores la ruta más eficiente por el almacén.

Si se necesita una referencia para varios pedidos, lógicamente esos pedidos deben recogerse todos juntos. Esto ahorra tiempo a los preparadores y empaquetadores que van y vienen, lo que significa que los pedidos se despachan más rápidamente.

El picking por lotes puede utilizarse incluso si tu negocio de comercio electrónico es pequeño. Puedes considerar la posibilidad de recoger todos tus pedidos a una hora determinada cada día. Esto resultará un método más eficaz que recoger y empaquetar todos y cada uno de los pedidos a medida que se reciben. Al recoger todos los pedidos a la vez, se pueden agrupar por lotes.

Existen varias soluciones de software de pick and pack que ayudan a las empresas de comercio electrónico a agrupar los pedidos para su recogida y embalaje.

3. Picking por zonas

Si tu inventario está almacenado en un gran almacén de cumplimiento, el picking por zonas es una buena técnica para recoger y empaquetar los pedidos. El picking por zonas implica que los preparadores y empaquetadores se ciñan a una zona específica del almacén y sólo recojan los productos situados en su área designada.  

Una vez que un recolector y empaquetador ha recogido todos los artículos de su ubicación, transfiere el pedido a un trabajador del almacén de la siguiente zona. Una vez que el pedido ha pasado por todas las zonas, pasa a la estación de embalaje.

La coordinación es la clave para que el picking por zonas funcione. El software de gestión de almacenes es necesario para gestionar las técnicas de picking por zonas.

4. Recogida por oleadas

El picking por oleadas combina el picking por lotes y el picking por zonas. Los operarios del almacén se despliegan para recoger artículos dentro de una zona específica para un pedido por lotes y no para un solo pedido. Los lotes se transfieren a la siguiente zona, listos para la siguiente ronda de picking.

Mejores prácticas de preparación de pedidos

Todos los métodos de recogida y embalaje se basan en la coordinación, la organización y una sólida gestión del inventario. Son la base de las mejores prácticas de preparación de pedidos. Para facilitar el éxito del picking y el embalaje, el uso de la tecnología para automatizar los procesos está aumentando rápidamente.

Si gestionas tus propios procesos de picking y embalaje, debes hacer lo siguiente para asegurarte de que tu operación se desarrolla sin problemas y con éxito:

Integrar el software de gestión de almacenes (WMS)

Integrar una solución de software de gestión de almacenes puede ayudar a tu personal de almacén, facilitando su trabajo y haciéndolo más eficiente, sin obstaculizar la precisión en el cumplimiento de los pedidos.  

El WMS ideal debe ser capaz de autogenerar listas de recogida, mostrar la disponibilidad de los productos con precisión, proporcionar información en tiempo real sobre el estado de un pedido, ayudar a prever cuándo hay que reponer los niveles de existencias mediante notificaciones de puntos de pedido e incluso ayudar a planificar las necesidades de mano de obra.  

Elige las herramientas y equipos de almacén adecuados

Tendrás que invertir en las herramientas y equipos adecuados que no sólo mejoren tus requisitos de cumplimiento de recogida y embalaje, sino que mantengan la seguridad en el lugar de trabajo. Al seleccionar las herramientas y el equipo, debes considerar cómo ayudarán a facilitar el movimiento eficiente en el espacio de tu almacén y si aceleran la automatización.

La mejor práctica es mejorar continuamente el proceso de picking del almacén. Desde las carretillas elevadoras que mueven grandes contenedores y apilan las estanterías del almacén hasta los sistemas de transporte para clasificar los paquetes, y los escáneres de códigos de barras e inventario para mejorar el seguimiento, siempre hay algo que se puede mejorar.

Piensa en la optimización del almacén  

Debes centrarte específicamente en el flujo de tus instalaciones de almacén. Lo ideal es optimizar tu espacio en función del orden en que el inventario recorre cada área funcional. Cada área debería llevar lógicamente a la siguiente, lo que eliminaría la necesidad de volver atrás o pasar por un proceso posterior de camino a uno anterior.  

Con tantas etapas del proceso de cumplimiento de pedidos que se producen a la vez, tendrás que mejorar constantemente la distribución de tu almacén para garantizar las rutas de recogida más eficientes, las ubicaciones de almacenamiento para cada SKU y la transferencia de la recogida al embalaje.

Supervisa siempre la productividad del almacén

La mejor manera de ayudar a tus preparadores de pedidos es hacer un seguimiento de la productividad en todo tu almacén. Debes vigilar de cerca las métricas de distribución, como:

• Rotación del inventario  
• Tiempo de envío
• Total de unidades almacenadas  
• Capacidad media del almacén utilizada  
• Precisión en la preparación de pedidos

A intervalos regulares, deberían discutirse estas métricas y cómo mejorar cada una de ellas.

Subcontrata a un proveedor 3PL

Si no tienes capacidad para gestionar el cumplimiento de los pedidos, incluidas la recogida y el embalaje, lo mejor que puedes hacer es subcontratar a un proveedor de logística externo (3PL). La externalización significa que no tienes que preocuparte de organizar el espacio del almacén y los costes asociados que conlleva.  

La externalización te libera para centrarte en objetivos más estratégicos de tu negocio de comercio electrónico, como el desarrollo de productos y el marketing.

¿Qué es el software de pick and pack?

Los sistemas de cumplimiento de pedidos más exitosos utilizan un software de recogida y empaquetado. Históricamente, el proceso de recogida en el almacén ha sido caro porque requiere mucha mano de obra, especialmente en los centros de cumplimiento y almacenes más grandes.

El software de pick and pack ayuda a reducir los costes al disminuir la cantidad de trabajo manual que conllevan los procesos del almacén. Además, el software ayuda a mejorar la productividad optimizando los sistemas de almacén. El software de picking y embalaje está diseñado para hacer un seguimiento de todos los pedidos de los clientes y generar automáticamente listas de picking para ayudar al personal de picking y embalaje del almacén.

Mientras que algunos sistemas pueden requerir que cargues los pedidos manualmente, el software de recogida y empaquetado fácil de integrar garantiza que los pedidos de los clientes se emitan automáticamente a los centros de cumplimiento. En cuanto se recibe un pedido, el proceso de picking puede comenzar inmediatamente -sin retrasos- y los equipos de picking tienen todo lo que necesitan para montar los pedidos de forma rápida y eficaz.

Para el proceso de empaquetado, algunos programas de selección y empaquetado son tan complejos que pueden ayudar a seleccionar las cajas correctas en las que deben empaquetarse los artículos, basándose en las dimensiones y las preferencias de empaquetado. Esto es extremadamente útil para garantizar un precio de cumplimiento consistente.

Algunas soluciones de software de picking y embalaje son gratuitas, pero no suelen tener tantas funciones. Para desbloquear todas las funciones del software de picking y embalaje es probable que tengas que pagar una cuota mensual. Puedes comparar las opiniones y los precios de los productos en línea para encontrar la solución adecuada que se adapte a las necesidades de tu empresa de comercio electrónico.

Ventajas del cumplimiento de pick and pack para los vendedores de e-commerce

Hay muchas ventajas del cumplimiento de pick and pack para los vendedores de e-commerce. Aquí tienes la "selección" del grupo:

1. Mejora del servicio al cliente

El principal objetivo de las empresas de comercio electrónico es deleitar al cliente: un buen servicio al cliente hace que vuelva, lo que crea lealtad hacia tu marca. La estrategia correcta de recogida y empaquetado mejora el servicio al cliente y los niveles de satisfacción.  

Puede controlar fácilmente el movimiento del inventario y agilizar el cumplimiento de los pedidos para una entrega rápida y una visibilidad total de los pedidos de los clientes. Según un informe reciente de DispatchTrack, el 90% de los clientes priorizan la capacidad de seguimiento de sus pedidos sobre la velocidad de entrega. 

Sin embargo, el mismo informe también reveló que el 60% de los compradores de comercio electrónico abandonarían un negocio si las entregas no llegan dentro del plazo previsto. El método correcto de recogida y empaquetado garantizará las entregas a tiempo.

2. Impulsar la eficiencia

El método correcto de recogida y embalaje ahorra tiempo y acelera todo el proceso de cumplimiento de los pedidos. Las mercancías pueden ser inventariadas, almacenadas, recogidas y embaladas de forma eficiente en un solo lugar.  

Si todas las actividades de cumplimiento ocurren bajo un mismo techo, se elimina el tedioso proceso de intentar reunir los pedidos desde varias instalaciones de almacenamiento o enviar los artículos a otra ubicación para su etiquetado.

3. Muy rentable

Los procesos de pick and pack son una parte extremadamente rentable de las estrategias de cumplimiento de pedidos, lo que ayuda a minimizar los costes operativos generales. La tecnología ha sido un factor clave para ayudar a mantener bajos los costes de recogida y empaquetado al reducir la cantidad de mano de obra necesaria.  

El software de picking y packing, en particular, ha ayudado a reducir los errores de picking al proporcionar listas de selección precisas para que los trabajadores del almacén trabajen a partir de ellas. Esto ha ayudado a reducir el coste de la gestión de las devoluciones, entre otras cosas.

En última instancia, el sistema de pick and pack ofrece a los operadores logísticos un control total sobre el proceso de cumplimiento de los pedidos. Este control permite agilizar todo el proceso con el fin de cumplir con precisión los pedidos, reducir los costes y acelerar los plazos de entrega.

¿Cómo elegir un socio de pick and pack?

La elección del socio de pick and pack adecuado para su empresa de comercio electrónico puede realizarse con éxito si se tienen en cuenta los siguientes factores:

Servicios prestados 

¿Qué servicios ofrece el socio de pick and pack? ¿Se ajustan a las necesidades de tu empresa? Como mínimo, deben proporcionar las capacidades básicas de recogida, embalaje y envío, pero puede que necesites más en función del tamaño de tu empresa y de los productos que vendas.

¿Necesitas enviar diferentes artículos de una manera específica? ¿El servicio gestiona las devoluciones por ti? Éstas son sólo algunas de las cuestiones que deberás tener en cuenta. Tendrás que identificar cuáles son tus necesidades específicas y, a continuación, decidir si un posible socio de recogida y empaquetado puede proporcionar esos servicios.

Condiciones de precio

Unas buenas condiciones de precio para tus necesidades son necesarias para mantener los costes bajos y garantizar que obtienes una buena relación calidad-precio. Si piensas utilizar un proveedor 3PL, tendrás que pensar en las tarifas de almacenamiento del almacén.

La mayoría de los servicios de recogida y empaquetado suelen cobrar en función del almacenamiento del inventario, el tamaño y el peso de los paquetes, la gestión de los pedidos y los lugares de envío. Tendrás que investigar y comparar empresas para encontrar el precio adecuado para ti.

Integración de sistemas

Lo ideal es que trabajes con un socio de recogida y embalaje que pueda integrarse con tus sistemas de comercio electrónico para ayudar a agilizar todos tus procesos empresariales. Seguramente querrás integrar tus datos de cumplimiento y tus sistemas de gestión de inventario.

Sin embargo, si piensas utilizar un servicio 3PL, es probable que se integre con tus sistemas para garantizar un servicio totalmente gestionado.

Los factores para elegir un servicio de recogida y embalaje para tu operación de comercio electrónico no son exhaustivos. En última instancia, tendrás que decidir qué servicio es el más adecuado para tu negocio, pero elige una solución que te ofrezca el apoyo que necesitas.

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