ERP-systeem voor e-commerce: wanneer heb je er een nodig?

Het maakt niet uit hoe groot uw e-commercebedrijf is, ervoor zorgen dat alles elke dag soepel verloopt is altijd een complexe, tijdrovende taak. Daarom maken veel e-commercebedrijven gebruik van ERP-software (Enterprise Resource Planning) om hun activiteiten te stroomlijnen.

Zou een ERP de oplossing kunnen zijn die je bedrijf nodig heeft om complexiteit te overwinnen, werkdruk te verlichten en processen te versnellen die cruciaal zijn voor je succes? Of zou het de kosten op dit moment niet waard zijn voor uw bedrijf? 

Om je te helpen beslissen of een enterprise resource planning systeem geschikt is voor jouw e-commerce bedrijf, helpt dit artikel je met de ins en outs van het implementeren van een ERP-systeem. We leggen het uit: 

• Hoe werken ERP-systemen in e-commerce?
• 5 Belangrijkste kenmerken van ERP's voor e-commercemerken
• Voordelen van het gebruik van een ERP
• Nadelen van het gebruik van een ERP
• Welke soorten e-commercebedrijven kunnen profiteren van een ERP-systeem?
• 3 Tekenen dat je een ERP moet implementeren
• 3 tekenen dat je waarschijnlijk geen ERP hoeft te gebruiken
• ERP-alternatief: hoe middelgrote merken kunnen profiteren van een tool stack in plaats van een ERP

Hoe werken ERP-systemen in e-commerce?

Elk succesvol e-commercebedrijf is afhankelijk van de coördinatie tussen veel verschillende groepen mensen, of het nu gaat om de interne afdelingen van uw bedrijf, uw supply chain-netwerk, logistieke partners of andere dienstverleners. ERP's zijn softwaretoepassingen die gemaakt zijn om alle onderdelen van de toeleveringsketen met elkaar te verbinden, inclusief voorraadbeheer, orderverwerking en verzending.

Een ERP biedt één digitaal platform dat alle afdelingen en functies binnen je bedrijf met elkaar verbindt. Meestal bevatten ze gecentraliseerde databases waarmee medewerkers van verschillende teams in realtime informatie kunnen opvragen en delen. 

Een e-commerce ERP haalt bijvoorbeeld over het algemeen orderinformatie rechtstreeks uit uw winkelsysteem en geeft uw medewerkers van de klantenservice, logistiek of financiën een eenvoudige interface waar ze snel de status van bestellingen kunnen controleren als dat nodig is.

ERP's helpen ook informatie door te geven via geautomatiseerde workflows. Als je omgekeerde logistieke team bijvoorbeeld een bestelling ontvangt die door een klant is teruggestuurd, kan je ERP automatisch de financiële afdeling op de hoogte brengen en het terugbetalingsproces in gang zetten.

5 belangrijkste kenmerken van ERP-software voor e-commercemerken

Er zijn veel verschillende ERP's op de markt. Enkele van de meest gebruikte ERP's in de e-commercebranche zijn SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Oracle Netsuite, Infor en Odoo.

ERP's hebben meestal een modulaire structuur, wat betekent dat je ze kunt aanpassen om de functies die je bedrijf nodig heeft op te nemen en functies die je bedrijf niet nodig heeft weg te laten. In het algemeen zal elk e-commerce ERP belangrijke functies zoals deze bevatten:

1. Facturatie

Je ERP kan geconfigureerd worden om je facturatieproces te automatiseren. Dit bespaart tijd en elimineert het risico dat iemand per ongeluk de verkeerde prijs, het verkeerde belastingbedrag of de verkeerde klantgegevens intypt. 

Geautomatiseerde facturatie versnelt ook de zaken: je facturen gaan altijd op tijd de deur uit, wat betekent dat je een betere controle hebt over je cashflow.

2. Beheer van klantrelaties (CRM)

ERP's bevatten CRM-functies die je helpen de klantervaring te verbeteren en herhalingsaankopen te stimuleren. Dat komt omdat ze uw klantgegevens centraliseren op één locatie, waardoor u gepersonaliseerde ervaringen kunt bieden, klantinteracties kunt beheren en klantgedrag kunt volgen (zoals bestelgeschiedenis) voor gerichte marketingcampagnes.

3. Voorraadbeheer

ERP's geven je real-time inzicht in je voorraadniveaus. Ze kunnen ook nauwkeurige vraagvoorspellingen doen, wat het risico op voorraaduitval vermindert en de transportkosten minimaliseert. Dit zorgt er ook voor dat je zonder onnodige vertragingen aan klanten levert.

4. Verzendetiketten

ERP's helpen je logistiek te stroomlijnen door automatisch verzendetiketten te genereren. Je kunt interfaces met vervoerders rechtstreeks in je ERP integreren om bestellingen naadloos te volgen en je zendingen te beheren. Dit helpt je ervoor te zorgen dat klanten hun bestellingen zo vlot mogelijk ontvangen.

5. Productie-informatie

Als je e-commercebedrijf gespecialiseerd is in productie of productassemblage, kan een ERP het bijhouden van grondstofvoorraden, het beheren van werkorders en het bewaken van productieschema's bieden.

Voordelen van ERP voor e-commerce

ERP kan een aantal sterke voordelen bieden voor veel e-commercebedrijven. Enkele van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een e-commerce ERP-systeem zijn:

Gestroomlijnde activiteiten: Omdat ERP een soepele informatiestroom tussen teams creëert, vermijd je zogenaamde "gegevenssilo's" waarin teams alleen toegang hebben tot hun eigen informatie, maar er geen manier is om die met andere teams te delen. Sommige e-commercebedrijven die ERP gebruiken, zeggen dat ze ook profiteren van snellere workflows, minder menselijke fouten en eenvoudiger beheer.

Beter overzicht: Moderne ERP's brengen alle verschillende gegevensstromen uit je hele organisatie samen, zodat je realtime informatie hebt. Dit stelt je ook in staat om gegevensanalyses uit te voeren, zodat je bijvoorbeeld trends kunt herkennen, gegevensgedreven beslissingen kunt nemen en voorraadniveaus effectiever kunt beheren.

Schaalbaarheid: Elke e-commerce retailer wil dat zijn bedrijf groeit. Maar die groei brengt nog meer complexiteit met zich mee. ERP's zijn over het algemeen een schaalbare oplossing, wat betekent dat ze gebouwd zijn om grotere transactievolumes, grotere productassortimenten en extra verkoopkanalen aan te kunnen als je bedrijf blijft groeien.

Betere klantervaring: ERP's verbeteren ook de klantrelaties omdat ze je in staat stellen om klantcommunicatie te personaliseren, de orderverwerking te beheren en een betere klantenservice te bieden.

Nadelen van het gebruik van een ERP voor e-commerce

Hoewel ERP's een aantal nuttige voordelen bieden, moet je je ook bewust zijn van de nadelen, omdat ze niet geschikt zijn voor elk e-commercebedrijf. Deze zijn onder andere:

Hoge kosten: Het implementeren van een ERP-systeem brengt aanzienlijke aanloopkosten met zich mee, waaronder softwarelicenties, hardware-infrastructuur en implementatiekosten. Vergeet niet om ook de lopende onderhoudskosten mee te nemen in de totale kosten van een ERP-systeem.

Complexiteit: ERP's zijn complexe systemen die zorgvuldig moeten worden gepland, geconfigureerd en aangepast om te voldoen aan de specifieke behoeften van uw e-commerce bedrijf. Bedrijven moeten vaak IT-consultants aan boord halen om hun ERP aan de praat te krijgen, en dit kan resulteren in hoge advieskosten.

Bedrijfsbrede implementatie: ERP's zijn het meest effectief als ze in de hele organisatie worden geïmplementeerd. Dit kan een uitdaging zijn voor grote ondernemingen met meerdere locaties of dochterondernemingen. 

Om ervoor te zorgen dat gegevens en processen in de hele organisatie consistent zijn, is zorgvuldige coördinatie en veranderingsmanagement nodig.

Welke soorten e-commercebedrijven kunnen profiteren van een ERP-systeem?

ERP's kunnen elk e-commerce retailbedrijf ten goede komen, maar ze zijn vooral voordelig voor:

Grote bedrijfsmerken

Grote merken die hun eigen fulfillment verzorgen en complexe toeleveringsnetwerken hebben, werken bijna altijd met een ERP-systeem. Hiermee kunnen ze complexiteit overwinnen door een soepele stroom van producten en informatie te creëren.

E-commercemerken die hun workflows moeten stroomlijnen

Als je bedrijf via meerdere verkoopkanalen verkoopt, zoals online marktplaatsen, fysieke winkels en groothandels, dan heb je waarschijnlijk baat bij een ERP, dat je teams een gecentraliseerde informatiebron geeft, een duidelijk overzicht van al je activiteiten en een efficiënte manier om informatie te delen.

3 tekenen dat je een ERP moet implementeren: wanneer moet je een e-commerce ERP-oplossing implementeren?

Als een van de onderstaande situaties je bekend in de oren klinkt, is de kans groot dat je kunt profiteren van het werken met een ERP.

1. Ontkoppelde afdelingen

Als de verschillende afdelingen in je bedrijf momenteel elk hun eigen systemen en software gebruiken, zal een ERP de kloven overbruggen en een betere samenwerking bevorderen.

2. Trage, handmatige processen

Als je teams elke dag uren bezig zijn met het overtypen van informatie met de hand, zoals klantinformatie, paklijsten of verzendetiketten, dan kan de overstap naar een ERP de zaken versnellen. 

In plaats van gegevens handmatig in te voeren, wat leidt tot fouten, vertragingen en inefficiëntie, automatiseert een ERP de gegevensstroom, zodat je teams sneller en efficiënter kunnen werken.

3. Gebrek aan duidelijkheid: 

Als je geen realtime overzicht hebt van voorraadniveaus, verkoopgegevens en financiën, dan biedt een ERP je een duidelijk one-stop platform voor het monitoren en analyseren van deze belangrijke gegevens.

3 tekenen dat jouw merk waarschijnlijk geen ERP-systeem nodig heeft

Tegelijkertijd kun je goede redenen hebben om niet meteen over te stappen op een ERP. Hier zijn enkele factoren die een ERP minder voordelig voor je kunnen maken:

1. Uitbestede uitvoering

Als je bedrijf met externe logistieke dienstverleners (3PL) werkt, heb je misschien geen eigen ERP nodig. Veel 3PL's laten hun software integreren in je winkelsysteem, waardoor je je logistiek kunt controleren.

2. Gebrek aan complexiteit bij de productie

Als je bedrijf niet betrokken is bij productie of complexe workflows, kun je net zo goed standalone tools gebruiken voor zaken als voorraadbeheer, analyse en facturatie.

3. Kostengevoeligheid

Het is belangrijk om de financiële lasten van het implementeren van een ERP af te wegen. Als je bedrijf werkt met een klein budget en relatief eenvoudige activiteiten heeft, is investeren in een ERP misschien niet de meest kosteneffectieve optie. 

Dit geldt vooral voor middelgrote bedrijven. Voor die bedrijven kan de keuze voor een tool stack bestaande uit specifieke softwareoplossingen je alle functionaliteiten bieden die je nodig hebt, maar tegen een lagere kostprijs.

ERP-alternatief: Hoe middelgrote merken kunnen profiteren van een tool stack in plaats van een ERP

Als je een middelgroot e-commercebedrijf runt en je wilt je workflows stroomlijnen met een krap budget, dan is een tool stack-aanpak vaak de beste optie. 

Een tool stack betekent simpelweg dat je meerdere gespecialiseerde softwareoplossingen installeert en integreert om aan je specifieke behoeften te voldoen. Het is een goedkoper, flexibeler alternatief voor het kopen van een ERP, die mogelijk functionaliteiten bevat die je niet nodig hebt.

Zorg er bij het ontwerpen van je tool stack voor dat je deze belangrijke functies meeneemt, zodat je functionaliteiten krijgt die vergelijkbaar zijn met die van een volledige ERP:

3PL-partner

Overweeg samen te werken met een betrouwbare externe logistieke dienstverlener die tools biedt voor voorraadbeheer en het afdrukken van labels. Hierdoor krijg je een volledig overzicht van je logistiek, zonder dat je een ERP nodig hebt.

Analytics-instrumenten

Het is een goed idee om te investeren in geavanceerde analysetools. Deze tools geven je belangrijke bedrijfsinzichten, waaronder verkoopgegevens, klantgedrag en voorraadprestaties.

Factureringstool

Je wilt ook een tool die automatisch facturen uitgeeft en opvolgt. Dit is essentieel voor middelgrote e-commercemerken, die vaak worstelen met cashflowproblemen, vooral tijdens periodes van sterke groei. Een factureringstool geeft je transparantie over je financiën, wat ook helpt om te voldoen aan de verkoopbelastingwetten.

Welke aanpak past bij jou?

Het implementeren van een ERP-systeem biedt veel voordelen voor sommige e-commercemerken. Maar het is belangrijk om de behoeften van je bedrijf zorgvuldig af te wegen voordat je beslist welke optie voor jou het beste is. 

Als je een middelgroot bedrijf hebt, is de tool stack-benadering misschien verstandiger. Het kan je alle functies geven die je echt nodig hebt, zonder de hoge prijs van een ERP. Onthoud dat de beste keuze altijd degene is die aansluit bij de doelen van je bedrijf en de behoeften van je werknemers en klanten.