Sistema ERP para el e-commerce: ¿cuándo necesitas uno?

Sea cual sea el tamaño de tu empresa de comercio electrónico, asegurarse de que todo funciona a la perfección cada día es siempre una tarea compleja que requiere mucho tiempo. Por eso muchas empresas de comercio electrónico recurren al software de planificación de recursos empresariales (ERP) para que les ayude a agilizar sus operaciones.

¿Podría ser un ERP la solución que tu empresa necesita para superar la complejidad, aligerar la carga de trabajo y agilizar procesos cruciales para su éxito? ¿O no valdría la pena el coste para su empresa en este momento? 

Para ayudarte a decidir si un sistema de planificación de recursos empresariales es adecuado para tu empresa de comercio electrónico, este artículo te guiará por los pormenores de la implantación de un sistema ERP. Te lo explicaremos: 

• ¿Cómo funcionan los sistemas ERP en el ecommerce?
• 5 Características clave de los ERP para las marcas de e-commerce
• Ventajas de utilizar un ERP
• Desventajas de utilizar un ERP
• ¿Qué tipos de empresas de comercio electrónico pueden beneficiarse de un sistema ERP?
• 3 señales de que debe implantar un ERP
• 3 señales de que probablemente no necesita utilizar un ERP
• Alternativa al ERP: cómo las marcas medianas pueden beneficiarse de una pila de herramientas en lugar de un ERP

¿Cómo funcionan los sistemas ERP en el ecommerce?

Todo negocio de comercio electrónico de éxito depende de la coordinación entre muchos grupos diferentes de personas, ya sean los departamentos internos de su empresa, tu red de cadena de suministro, sus socios logísticos u otros proveedores de servicios. Los ERP son aplicaciones de software creadas para vincular todas las partes de la cadena de suministro, incluida la gestión de inventarios, el procesamiento de pedidos y los envíos.

Un ERP proporciona una plataforma digital única que conecta todos los departamentos y funciones de su empresa. Suelen incluir bases de datos centralizadas que permiten a sus empleados de distintos equipos acceder a la información y compartirla en tiempo real.  

Por ejemplo, un ERP de comercio electrónico suele recuperar la información de los pedidos directamente del sistema de su tienda y ofrece a sus empleados de atención al cliente, logística o finanzas una interfaz sencilla en la que pueden comprobar rápidamente el estado de los pedidos cuando lo necesiten.

Los ERP también ayudan a que la información pase por flujos de trabajo automatizados. Por ejemplo, cuando su equipo de logística inversa recibe un pedido devuelto por un cliente, su ERP puede notificarlo automáticamente a finanzas y activar el proceso de reembolso.

5 características clave del software ERP para marcas de ecommerce

Existen muchos ERP diferentes en el mercado. Algunos de los ERP más utilizados en el sector del comercio electrónico son SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Oracle Netsuite, Infor y Odoo.

Los ERP suelen tener una estructura modular, lo que significa que pueden adaptarse para incluir las funciones que tu empresa necesita y dejar fuera las que no necesita. En general, cualquier ERP de comercio electrónico incluirá características clave como estas:

1. Facturación

Tu ERP puede configurarse para automatizar su proceso de facturación. Esto ahorra tiempo y elimina el riesgo de que alguien teclee accidentalmente el precio, el importe de los impuestos o la información del cliente equivocados. 

La facturación automatizada también acelera las cosas: sus facturas siempre salen a tiempo, lo que significa que tiene un mejor control de su flujo de caja.

2. Customer Relationship Management (CRM)

Los ERP incluyen funciones de CRM que le ayudan a mejorar la experiencia del cliente y a impulsar el negocio. Esto se debe a que centralizan los datos de tus clientes en un único lugar, lo que le permite ofrecer experiencias personalizadas, gestionar las interacciones con los clientes y realizar un seguimiento del comportamiento de los clientes (como el historial de pedidos) para realizar campañas de marketing específicas.

3.Gestión del inventario

Los ERP ofrecen visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario. También pueden proporcionar una previsión precisa de la demanda, lo que reduce el riesgo de falta de existencias y minimiza los costes de transporte. Esto también te ayuda a saber que los clientes están recibiendo sus pedidos sin retrasos innecesarios.

4. Etiquetas de envío

Los ERP ayudan a agilizar su logística generando automáticamente etiquetas de envío. Puede integrar interfaces de transportistas directamente en su ERP para realizar un seguimiento perfecto de los pedidos y gestionar sus envíos. Esto le ayuda a asegurarse de que los clientes reciben sus pedidos de la forma más fluida posible.

5. Información de fabricación

Si tu empresa de comercio electrónico está especializada en la fabricación o el ensamblaje de productos, un ERP puede ofrecerte el seguimiento del inventario de materias primas, la gestión de las órdenes de trabajo y el control de los programas de producción.

Ventajas de un ERP para el e-commerce

Los ERP pueden ofrecer algunas ventajas importantes para muchas empresas de e-commerce. Algunas de las principales ventajas de utilizar un sistema ERP para el e-commerce son:

Racionalización de las operaciones: Dado que los ERP crean un flujo fluido de información entre los equipos, se evitan los llamados "silos de datos" en los que los equipos sólo tienen acceso a su propia información, pero no hay forma de compartirla con otros equipos. Algunas empresas de comercio electrónico que utilizan ERP afirman que también se benefician de flujos de trabajo más rápidos, menos errores humanos y una administración más sencilla.

Mejor supervisión: Los ERP modernos reúnen los distintos flujos de datos de toda su organización, por lo que dispone de información en tiempo real. Esto también le permite realizar análisis de datos, de modo que puede detectar tendencias, tomar decisiones basadas en datos y gestionar los niveles de existencias de forma más eficaz, por ejemplo.

Escalabilidad: Todo minorista de comercio electrónico quiere que su negocio crezca. Pero ese crecimiento aporta aún más complejidad a sus operaciones. Por lo general, los ERP son una solución escalable, lo que significa que están diseñados para dar cabida a mayores volúmenes de transacciones, gamas de productos más amplias y canales de venta adicionales a medida que tu negocio sigue creciendo.

Mejor experiencia del cliente: Los ERP también mejoran las relaciones con los clientes porque le permiten personalizar las comunicaciones con ellos, gestionar el cumplimiento de los pedidos y ofrecer un mejor servicio de atención al cliente.

Desventajas de utilizar un ERP para el e-commerce

Aunque los ERP ofrecen algunas ventajas útiles, también se deben tener en cuenta los inconvenientes, ya que no son adecuados para todas las empresas de comercio electrónico. Entre ellas se incluyen:

Coste elevado: Implantar un sistema ERP implica unos costes iniciales significativos, que incluyen las licencias de software, la infraestructura de hardware y las tasas de implantación. No olvides incluir también los costes de mantenimiento continuo cuando considere el coste total de poseer un ERP.

Complejidad: Los ERP son sistemas complejos que requieren una cuidadosa planificación, configuración y personalización para ajustarse a las necesidades específicas de tu empresa de comercio electrónico. A menudo, las empresas necesitan recurrir a consultores informáticos para poner en marcha su ERP, lo que puede traducirse en elevadas tarifas de consultoría.

Implantación en toda la empresa: Los ERP son más eficaces cuando se implantan en toda la organización. Esto puede suponer un reto para las grandes empresas con múltiples sedes o filiales. 

Garantizar la coherencia de los datos y los procesos en toda la organización requiere una cuidadosa coordinación y gestión del cambio, lo que también puede implicar la contratación de consultores externos.

¿Qué tipos de empresas de comercio electrónico pueden beneficiarse de un sistema ERP?

Los ERP pueden beneficiar a cualquier empresa de comercio electrónico, pero son especialmente ventajosos para:

Grandes marcas

Las grandes marcas que gestionan su propio cumplimiento y tienen redes de suministro complejas casi siempre trabajan con un sistema ERP. Esto les permite superar la complejidad creando un flujo fluido de productos e información.

Marcas de e-commerce que necesitan agilizar sus flujos de trabajo

Si su empresa vende a través de múltiples canales de venta, como mercados online, tiendas físicas y operaciones al por mayor, probablemente se beneficiará de contar con un ERP, que proporciona a sus equipos una fuente centralizada de información, una visión clara de todas sus operaciones y una forma eficaz de compartir la información.

3 señales de que debe implantar un ERP: cuándo implantar una solución ERP para el e-commerce

Si alguna de las situaciones siguientes le resulta familiar, es muy probable que pueda beneficiarse de trabajar con un ERP.

1. Departamentos desconectados

Si los diferentes departamentos de su empresa utilizan actualmente cada uno sus propios sistemas y software, un ERP salvará las distancias y fomentará una mejor colaboración.

2. Procesos lentos y manuales

Si tus equipos pasan horas cada día tecleando información a mano, como información sobre clientes, listas de empaquetado o etiquetas de envío, el cambio a un ERP agilizaría las cosas. 

En lugar de tener que introducir los datos manualmente, lo que da lugar a errores, retrasos e ineficiencias, un ERP automatiza el flujo de datos, por lo que sus equipos pueden trabajar con mayor rapidez y eficacia.

3. Falta de claridad: 

Si carece de una visión general en tiempo real de los niveles de inventario, los datos de ventas y las finanzas, un ERP le ayudaría a disponer de una plataforma clara y única para supervisar y analizar estos importantes datos.

3 señales de que tu marca probablemente no necesita utilizar un sistema ERP

Al mismo tiempo, es posible que tenga buenas razones para no pasarse a un ERP de inmediato. He aquí algunos factores que pueden hacer que un ERP sea menos beneficioso para usted:

1. Fulfillment externalizado

Si tu empresa trabaja con proveedores logísticos externos (3PL), puede que no necesite un ERP propio. Muchos 3PL permiten integrar tu software en tu sistema de tienda, lo que le permite controlar su logística.

2. Falta de complejidad de fabricación

Si tu empresa no se dedica a la fabricación o a flujos de trabajo complejos, puede que le convenga utilizar herramientas independientes para cosas como la gestión de inventarios, los análisis y la facturación.

3. Sensibilidad a los costes

Es importante sopesar la carga financiera que supone implantar un ERP. Si tu empresa funciona con un presupuesto reducido y tiene operaciones relativamente sencillas, invertir en un ERP puede no ser su opción más rentable. 

Esto es especialmente cierto en el caso de las empresas medianas. Para esas empresas, optar por una pila de herramientas formada por soluciones de software específicas puede proporcionarle todas las funcionalidades que necesita, pero a un coste menor.

Alternativa al ERP: cómo las marcas medianas pueden beneficiarse de una pila de herramientas en lugar de un ERP

Si dirige una empresa de comercio electrónico de tamaño medio y desea agilizar sus flujos de trabajo con un presupuesto ajustado, la mejor opción suele ser un enfoque basado en una pila de herramientas. 

Una pila de herramientas significa simplemente que tú instalas e integras varias soluciones de software especializadas para satisfacer sus necesidades específicas. Es una alternativa más barata y flexible que comprar un ERP, que puede incluir funcionalidades que no necesita.

Cuando diseñes tu pila de herramientas, asegúrate de incluir estas características clave, para obtener una funcionalidad similar a la de un ERP completo:

Socio 3PL

Considere la posibilidad de asociarse con un 3PL de confianza que ofrezca herramientas para la gestión del inventario y la impresión de etiquetas. Esto le proporciona una visión completa de su logística, sin necesidad de un ERP.

Herramientas de análisis

Es una buena idea invertir en herramientas analíticas avanzadas. Estas herramientas le ofrecen información empresarial clave, como los datos de ventas, el comportamiento de los clientes y el rendimiento del inventario.

Herramienta de facturación

También querrá incluir una herramienta que emita y persiga automáticamente las facturas. Esto es esencial para las marcas medianas de comercio electrónico, que a menudo luchan con problemas de liquidez, especialmente durante los períodos de fuerte crecimiento. Una herramienta de facturación le da transparencia sobre tus finanzas, lo que también ayuda a cumplir con las leyes de impuestos sobre las ventas.

¿Qué enfoque le conviene más?

La implantación de un sistema ERP ofrece muchas ventajas para algunas marcas de comercio electrónico. Pero es importante sopesar cuidadosamente las necesidades de tu empresa antes de decidir qué opción es la mejor para ti. 

Si opera una empresa de tamaño medio, el enfoque de pila de herramientas puede tener más sentido. Puede ofrecerle todas las funciones que realmente necesita, sin el elevado precio de un ERP. Sólo recuerda que la mejor opción es siempre la que se alinea con los objetivos de tu empresa y las necesidades de tus empleados y clientes.