Sistema ERP per l'e-commerce: quando serve?

Indipendentemente dalle dimensioni della vostra attività di e-commerce, assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi ogni giorno è sempre un compito complesso e dispendioso in termini di tempo. Ecco perché molte aziende di e-commerce si rivolgono a un software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per semplificare le loro operazioni.

Un ERP potrebbe essere la soluzione di cui la vostra azienda ha bisogno per superare la complessità, alleggerire i carichi di lavoro e accelerare i processi cruciali per il vostro successo? Oppure non varrebbe la pena di spendere per la vostra azienda in questo momento? 

Per aiutarvi a decidere se un sistema di pianificazione delle risorse aziendali è adatto alla vostra attività di e-commerce, questo articolo vi illustra i dettagli dell'implementazione di un sistema ERP. Vi spiegheremo: 

• Come funzionano i sistemi ERP nell'e-commerce?
• 5 Caratteristiche principali degli ERP per i marchi di e-commerce
• Vantaggi dell'utilizzo di un ERP
• Svantaggi dell'utilizzo di un ERP
• Quali tipi di aziende di e-commerce possono beneficiare di un sistema ERP?
• 3 segnali che indicano la necessità di implementare un ERP
• 3 segni che probabilmente non avete bisogno di utilizzare un ERP
• Alternativa all'ERP: come i marchi di medie dimensioni possono beneficiare di uno stack di strumenti piuttosto che di un ERP

Come funzionano i sistemi ERP nell'e-commerce?

Ogni attività di e-commerce di successo si basa sul coordinamento tra diversi gruppi di persone, che si tratti dei reparti interni dell'azienda, della rete della catena di fornitura, dei partner logistici o di altri fornitori di servizi. Gli ERP sono applicazioni software create per collegare tutte le parti della catena di fornitura, tra cui la gestione dell'inventario, l'elaborazione degli ordini e la spedizione.

Un ERP fornisce un'unica piattaforma digitale che collega tutti i reparti e le funzioni dell'azienda. Di solito include database centralizzati che consentono ai dipendenti di diversi team di accedere alle informazioni e condividerle in tempo reale. 

Ad esempio, un ERP per l'e-commerce in genere recupera le informazioni sugli ordini direttamente dal sistema del negozio e offre ai dipendenti dell'assistenza clienti, della logistica o della finanza un'interfaccia semplice per controllare rapidamente lo stato degli ordini quando necessario.

Gli ERP aiutano anche a far passare le informazioni attraverso flussi di lavoro automatizzati. Ad esempio, quando il team di logistica inversa riceve un ordine restituito da un cliente, l'ERP può notificarlo automaticamente alla finanza e attivare il processo di rimborso.

5 caratteristiche fondamentali del software ERP per i marchi di e-commerce

Esistono molti ERP diversi sul mercato. Alcuni degli ERP più utilizzati nel settore dell'e-commerce sono SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Oracle Netsuite, Infor e Odoo.

Gli ERP hanno di solito una struttura modulare, il che significa che è possibile adattarli per includere le funzionalità di cui l'azienda ha bisogno ed escludere quelle non necessarie. In generale, qualsiasi ERP per l'e-commerce includerà funzioni chiave come queste:

1. La fatturazione

Il vostro ERP può essere configurato per automatizzare il processo di fatturazione. In questo modo si risparmia tempo e si elimina il rischio che qualcuno possa accidentalmente digitare il prezzo, l'importo delle tasse o i dati del cliente sbagliati. 

La fatturazione automatizzata accelera anche i tempi: le fatture vengono inviate sempre in tempo, il che significa che avete un migliore controllo del flusso di cassa.

2. Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Gli ERP includono funzioni CRM che aiutano a migliorare l'esperienza del cliente e a promuovere il repeat business. Questo perché centralizzano i dati dei clienti in un'unica posizione, consentendo di fornire esperienze personalizzate, di gestire le interazioni con i clienti e di tracciarne il comportamento (come la cronologia degli ordini) per campagne di marketing mirate.

3. Gestione dell'inventario

Gli ERP offrono una visibilità in tempo reale sui livelli di inventario. Possono anche fornire una previsione accurata della domanda, riducendo il rischio di esaurimento delle scorte e minimizzando i costi di gestione. Questo aiuta anche a garantire che le consegne ai clienti avvengano senza inutili ritardi.

4. Etichette di spedizione

Gli ERP aiutano a semplificare la logistica generando automaticamente le etichette di spedizione. È possibile integrare le interfacce dei vettori direttamente nell'ERP per tenere traccia degli ordini e gestire le spedizioni. Questo vi aiuta a garantire che i clienti ricevano i loro ordini nel modo più semplice possibile.

5. Informazioni sulla produzione

Se la vostra azienda di e-commerce è specializzata nella produzione o nell'assemblaggio di prodotti, un ERP può offrirvi il monitoraggio dell'inventario delle materie prime, la gestione degli ordini di lavoro e il controllo dei programmi di produzione.

Vantaggi dell'ERP per il commercio elettronico

Gli ERP possono offrire alcuni forti vantaggi a molte aziende di e-commerce. Alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo di un sistema ERP per il commercio elettronico sono:

Operazioni semplificate: Poiché gli ERP creano un flusso regolare di informazioni tra i team, si evitano i cosiddetti "silos di dati" in cui i team hanno accesso solo alle proprie informazioni, ma non c'è modo di condividerle con altri team. Alcune aziende di e-commerce che utilizzano gli ERP affermano di beneficiare anche di flussi di lavoro più rapidi, di un minor numero di errori umani e di una gestione più semplice.

Migliore supervisione: I moderni ERP riuniscono tutti i vari flussi di dati provenienti da tutta l'organizzazione, in modo da avere informazioni in tempo reale. Ciò consente anche di effettuare analisi dei dati, in modo da individuare le tendenze, prendere decisioni basate sui dati e gestire in modo più efficace i livelli delle scorte, ad esempio.

Scalabilità: Ogni rivenditore di e-commerce desidera che la propria attività cresca. Ma questa crescita comporta una maggiore complessità delle operazioni. Gli ERP sono generalmente soluzioni scalabili, il che significa che sono costruiti per accogliere volumi di transazioni maggiori, gamme di prodotti più ampie e canali di vendita aggiuntivi, man mano che la vostra attività continua ad espandersi.

Migliore esperienza del cliente: Gli ERP migliorano anche le relazioni con i clienti, perché consentono di personalizzare le comunicazioni con i clienti, di gestire l'evasione degli ordini e di fornire un servizio migliore.

Svantaggi dell'utilizzo di un ERP per il commercio elettronico

Se da un lato gli ERP offrono alcuni utili vantaggi, dall'altro è necessario essere consapevoli degli aspetti negativi, in quanto non sono adatti a tutte le aziende di commercio elettronico. Questi includono:

Costi elevati: l 'implementazione di un sistema ERP comporta costi iniziali significativi, tra cui le licenze software, l'infrastruttura hardware e le spese di implementazione. Quando si considera il costo totale del possesso di un ERP, è necessario includere anche i costi di manutenzione continua.

Complessità: Gli ERP sono sistemi complessi che richiedono un'attenta pianificazione, configurazione e personalizzazione per allinearsi alle esigenze specifiche dell'azienda di e-commerce. Spesso le aziende devono ricorrere a consulenti informatici per rendere operativo il loro ERP e questo può comportare costi di consulenza elevati.

Implementazione a livello aziendale: Gli ERP sono più efficaci quando vengono implementati in tutta l'organizzazione. Ciò può rappresentare una sfida per le grandi imprese con più sedi o filiali. 

Garantire l'uniformità dei dati e dei processi in tutta l'organizzazione richiede un attento coordinamento e una gestione del cambiamento, che può anche comportare il ricorso a consulenti esterni.

Quali tipi di aziende di e-commerce possono beneficiare di un sistema ERP?

Gli ERP possono essere utili per qualsiasi attività di commercio elettronico al dettaglio, ma sono particolarmente vantaggiosi per:

Grandi marchi aziendali

I grandi marchi che gestiscono in proprio gli adempimenti e hanno reti di fornitura complesse lavorano quasi sempre con un sistema ERP. Ciò consente di superare la complessità creando un flusso regolare di prodotti e informazioni.

Marchi di e-commerce che hanno bisogno di snellire i propri flussi di lavoro

Se la vostra azienda vende attraverso più canali di vendita, come i mercati online, i negozi e le operazioni di vendita all'ingrosso, probabilmente trarrete vantaggio dall'avere un ERP, che fornisce ai vostri team una fonte centralizzata di informazioni, una chiara panoramica di tutte le vostre operazioni e un modo efficiente di condividere le informazioni.

3 segnali che indicano la necessità di implementare un ERP: quando implementare una soluzione ERP per l'e-commerce

Se una delle situazioni descritte di seguito vi sembra familiare, è molto probabile che possiate trarre vantaggio dalla collaborazione con un ERP.

1. Dipartimenti scollegati

Se attualmente i diversi reparti della vostra azienda utilizzano ciascuno i propri sistemi e software, un ERP colmerà le lacune e promuoverà una migliore collaborazione.

2. Processi lenti e manuali

Se i vostri team passano ore e ore a digitare a mano informazioni come quelle sui clienti, le liste di imballaggio o le etichette di spedizione, il passaggio a un ERP velocizzerebbe le cose. 

Invece di dover inserire manualmente i dati, con conseguenti errori, ritardi e inefficienze, un ERP automatizza il flusso di dati, consentendo ai vostri team di lavorare in modo più rapido ed efficiente.

3. Mancanza di chiarezza: 

Se non avete una panoramica in tempo reale dei livelli di inventario, dei dati di vendita e dei dati finanziari, un ERP vi aiuterà a disporre di una piattaforma chiara e unica per monitorare e analizzare questi dati importanti.

3 segnali che indicano che probabilmente il vostro marchio non ha bisogno di utilizzare un sistema ERP

Allo stesso tempo, potreste avere buone ragioni per non passare subito a un ERP. Ecco alcuni fattori che potrebbero rendere un ERP meno vantaggioso per voi:

1. Esecuzione in outsourcing

Se la vostra azienda lavora con fornitori terzi di servizi logistici (3PL), potreste non aver bisogno di un vostro ERP. Molti 3PL permettono di integrare il loro software nel sistema del vostro negozio, consentendovi di monitorare la logistica.

2. Mancanza di complessità produttiva

Se la vostra azienda non è coinvolta in attività di produzione o in flussi di lavoro complessi, potreste essere altrettanto ben serviti utilizzando strumenti autonomi per la gestione dell'inventario, l'analisi e la fatturazione.

3. Sensibilità ai costi

È importante valutare l'onere finanziario dell'implementazione di un ERP. Se la vostra azienda opera con un budget limitato e ha operazioni relativamente semplici, investire in un ERP potrebbe non essere l'opzione più conveniente. 

Questo vale soprattutto per le aziende di medie dimensioni. Per queste aziende, optare per uno stack di strumenti composto da soluzioni software specifiche può fornire tutte le funzionalità necessarie, ma a un costo inferiore.

Alternativa all'ERP: come i marchi di medie dimensioni possono beneficiare di uno stack di strumenti piuttosto che di un ERP

Se gestite un'azienda di e-commerce di medie dimensioni e volete snellire i vostri flussi di lavoro con un budget limitato, l'approccio basato su uno stack di strumenti è spesso l'opzione migliore. 

Uno stack di strumenti significa semplicemente installare e integrare più soluzioni software specializzate per soddisfare le vostre esigenze specifiche. È un'alternativa più economica e flessibile rispetto all'acquisto di un ERP, che potrebbe includere funzionalità non necessarie.

Quando progettate il vostro stack di strumenti, assicuratevi di includere queste caratteristiche chiave, in modo da ottenere funzionalità simili a quelle di un ERP su larga scala:

Partner 3PL

Considerate la possibilità di collaborare con un fornitore di logistica terzo affidabile che offra strumenti per la gestione dell'inventario e la stampa di etichette. In questo modo avrete una panoramica completa della vostra logistica, senza dover ricorrere a un ERP.

Strumenti di analisi

È una buona idea investire in strumenti di analisi avanzati. Questi strumenti forniscono informazioni chiave sul business, tra cui i dati di vendita, il comportamento dei clienti e le prestazioni dell'inventario.

Strumento di fatturazione

È inoltre opportuno includere uno strumento che emetta e segua automaticamente le fatture. Questo è essenziale per i marchi di e-commerce di medie dimensioni, che spesso hanno problemi di flusso di cassa, soprattutto nei periodi di forte crescita. Uno strumento di fatturazione garantisce la trasparenza delle finanze e aiuta a rispettare le leggi sulle imposte sulle vendite.

Qual è l'approccio giusto per voi?

L'implementazione di un sistema ERP offre molti vantaggi ad alcuni marchi di e-commerce. Ma è importante valutare attentamente le esigenze della vostra azienda prima di decidere quale sia l'opzione migliore per voi. 

Se gestite un'azienda di medie dimensioni, l'approccio basato su uno stack di strumenti può avere più senso. Può fornirvi tutte le funzionalità di cui avete bisogno, senza il prezzo elevato di un ERP. Ricordate che la scelta migliore è sempre quella che si allinea agli obiettivi della vostra azienda e alle esigenze dei vostri dipendenti e clienti.